Koronavirüs Günlerinde “Uzaktan Çalışma”

Aycan Gülenç
Kıdemli Danışman
E-posta Gönder

Ocak 2020 tarihinde başlayan ve kısa sürede dünya çapında yayılan korona virüsü (COVID-19), insan sağlığında yarattığı etki gibi iş ve sosyal yaşantımızda da etki yaratmaya devam ediyor. Virüsün yayılma hızı ve ciddiyetiyle beraber 12 Mart 2020 tarihinde Dünya Sağlık Örgütü tarafından korona virüsünün pandemi ilan edilmesi iş yaşantımızda da değişikliklere gidip, virüsün yayılmasını engelleme konusunda tedbirler almamıza sebep oldu.

Organizasyonlar tarafında ‘Uzaktan Çalışma’da alınan tedbirler arasında önemli ve etkili kararlardan biri. İş Kanunu’nda da belirtildiği üzere “Uzaktan çalışma; işçinin, işveren tarafından oluşturulan iş organizasyonu kapsamında iş görme edimini evinde ya da teknolojik iletişim araçları ile işyeri dışında yerine getirmesi esasına dayalı ve yazılı olarak kurulan iş ilişkisidir.”

Hem organizasyon hem de çalışan kişi uzaktan çalışma konusunda uyum sağlamaya hazır olabilir, hatta geleneksel çalışma koşullarına göre daha da etkin bulabilir. Ancak bu dönemde yaşanılan kaos sebebiyle kontrol zafiyetlerinin de ortaya çıkabileceği unutulmamalıdır.

Peki organizasyonunuz uzaktan çalışmaya uyum sağlamaya hazır mı?

Teknik Yeterlilik: Uzaktan çalışma sürecine geçişte en önemli kriterlerden biri de kuşkusuz teknik yeterlilik. Teknolojik altyapı uygun olmadığı durumda işlerin organizasyon dışında sürdürülebilir olması pek mümkün gözükmüyor. Teknik yeterliliğin yanında veri güvenliği ve gizliliğini sağlamak yine uzaktan çalışma sürecinde dikkat edilmesi gereken hususlardan. Teamviewer gibi şirketin sunucularına uzaktan bağlanma ya da bulut ortamında (Microsoft, AWS-Amazon Web Services, Google, IBM, Oracle vb.) çalışma konusunda hazır mıydık yoksa bu sancılı süreç, teknolojik altyapımızın değerlendirilmesi ve yeniden yapılandırılması konusunda bize yeni dersler mi veriyor?

İletişim: Uzaktan çalışmanın bir diğer önemli kriteri de etkili iletişim kurmak. İletişim hem organizasyon içi hem de organizasyon dışı iletişimi kapsıyor. MS Office 365, Slack, Google G Suite vb. platformlar, kurumsal intranetler, CRM ve ERP gibi sistemler de şirket çalışanlarına ortak çalışma alanları sağlayarak iş birliğinin ve üretkenliğin artmasında yardımcı olabilir. Toplantılar online olarak organize edilerek fiziksel olarak bir araya gelme ve ulaşım esnasında kaybedilecek zamandan tasarruf edilebilir. Peki bu süreçte kullanmış olduğumuz iletişim araçlarının güvenilirliği ile ilgili tedbirleri aldık mı?

Uzaktan çalışma konusu öncelikli olarak organizasyonun teknik altyapısına ve uygunluğuna bağlı olsa da uzaktan çalışan kişi için de ‘uyum’ konusu önem arz ediyor. Bu durumda kişi, uzaktan çalışmaya uyum sağlamaya hazır mı?

Günlük Ritüel Oluşturma: Uzaktan çalışmaya alışkın olmayan kişiler evlerinde çalışma sürecinde adaptasyon ve motivasyon kaybı yaşayabilirler. Bu durumda günlük ritüel oluşturarak planlama yapmak, evde bir çalışma alanı belirlemek, çalışma başlangıç-bitiş ve araları belirlemek adaptasyonu arttırabilir. Takım arkadaşları ve yöneticiler ile sıklıkla iletişimde olmak da motivasyonun güçlenmesinde yardımcı olabilir.

Kişisel Gelişim: Uzaktan çalışma sürecinde, çalışan kişi iş-özel hayat dengesini oluşturma ile ilgili planlama yapabilir. Online eğitimler, webinarlar takip edilerek kişisel gelişime katkı sağlanabilir.

Sosyalleşme: Çalışma arkadaşları ile fiziksel olarak bir araya gelememek zamanla yalnızlık ve çalışılan şirkete aitlik duygusunda azalmaya sebep olabilir. Bu durumda günlük/haftalık şirket çalışanları ile yapılan video görüşmeleri vb. paylaşımlar ile iletişim kuvvetlendirilerek sosyallik sağlanabilir. Kişisel gelişimle ilgili takım arkadaşları ile koordineli bir eğitime katılmak, birliktelik duygusunu arttırabilir.

Fiziksel Aktiviteler: Çeşitli araştırmalara göre fiziksel aktivitenin stresi azalttığı, kas gücü ve dayanıklılığı arttırdığı için de kalp ve ciğer gibi organların daha verimli çalışarak günlük daha fazla enerji verdiği düşünülmektedir. Uzaktan çalışma sırasında da günlük fiziksel egzersizler yapmak stres seviyesini azaltırken, kilo kontrolünde de yardımcı olabilir.

Uzaktan Denetim Mümkün mü?

İçinde bulunduğumuz süreç, denetim faaliyetlerini de olumsuz etkiliyor. Bu doğrultuda uzaktan denetim sürecine ilişkin bazı alternatifler aşağıdaki gibi özetlenebilir:

Planlama: Başlangıç toplantıları ses ya da video konferans yolu ile denetçi sahaya gitmeden uzaktan yapılabilir. Bu sayede denetçi ile denetimi yapılan şirket çalışanın yüz yüze iletişimi azaltılabilir. Denetim profesyonelleri özellikle içinde bulunduğumuz dönemde yaşanan kısıtlamalardan dolayı uzaktan denetim ile kanıt toplama teknikleri üzerine yoğun bir çalışma içindeler.
Mülakatlar: Video konferans ile denetim faaliyetleri yürütülen şirketin çalışanı ile görüşme sağlanabilir.
Veri toplama ve inceleme: Teknik şartlar uygun ise denetimi yapılan şirkete ilişkin ERP sistemlerinden veri çekilebilir ve inceleme gerçekleştirilebilir.
Belge inceleme: Denetime ilişkin belgeler, tarama, ekran görüntüsü vb. yaratılan ortak dosyalar aracılığıyla dijital formatta temin edilebilir ve incelenebilir.
Fiziksel kontrol: Uzaktan denetimi yapılan yerde (etkinliği tartışılsa da) dijital tur yapılabilir.
Raporlama: Denetim raporu dijital ortamda hazırlanarak, bilgi güvenliği ve gizlilik konusunda alınan önlemler ile dijital platformlarda paylaşılabilir.

Uzaktan denetimin avantajları ve dezavantajları tartışılsa da fiziksel koşulların uygun olmadığı bir zaman diliminde teknolojiyi ve imkanlarını yakından takip etmek ve denetim sürecine olabildiğince dahil etmek faydalı olacaktır.

Aslında teknolojinin ve iletişim araçlarının hızlı gelişimi, dijitalleşme ve globalleşme sayesinde uzaktan çalışma uygulaması bazı organizasyonlar için zaten standart çalışma koşulları anlamına geliyordu. Covid-19’un yol açtığı sosyal mesafe kuralı, bu yöntemin diğer organizasyonlarda da uygulanmasının yolunu açtı. Dijital verilerin günbegün arttığı, veriye erişim, veri güvenliği, veri analizi konularının yaygınlaştığı düşünüldüğünde uzaktan çalışma kavramının geçici bir trend ya da çözüm dışında organizasyon içerisinde bir çalışma kültürü haline gelebileceği değerlendirilmelidir.

OWL Labs ve Global Workplace Analytics tarafından hazırlanan State of Remote Work 2019 raporuna göre;

Uzaktan çalışan sayısı en yüksek sektörlere bakıldığında sağlık hizmetleri ve teknoloji/internetten sonra finansal hizmetler üçüncü sırada yer alıyor.
Uzaktan çalışanların (en azından bazı zamanlarda) daha mutlu ve daha güvenilir hissettikleri, daha az stres yaşadıkları, çalışanlarla arkadaş olmaya daha fazla meyilli oldukları ve sahada çalışanlara göre işten ayrılma olasılıklarının daha az olduğu tespit edilmiş.
Uzaktan çalışanların %82’si aynı seviyede veya daha fazla uzaktan çalışmak isterken sahada çalışanların %51’i gelecekte uzaktan çalışmak istediklerini belirtmiş.

Peki siz, tüm bu veriler ışında, uzaktan çalışmanın mecburiyet yerine alternatif bir seçenek olmasını ister miydiniz?

PAYLAŞ