Samanlıkta İğneyi Bulmak: Manuel Yöntemler mi, Elektronik Keşif Araçları mı?

Samanlıkta İğneyi Bulmak: Manuel Yöntemler mi, Elektronik Keşif Araçları mı? 

Kurumsal hayatta her gün büyük miktarda dijital veri üretiliyor ve bu verilerin her biri bir dijital iz bırakıyor. Suistimallerin çoğunun artık dijital ortamlarda gerçekleştiği göz önüne alındığında, iç soruşturmalarda bu izleri takip etmek bir zorunluluk haline geldi.  

Elektronik veri, dijital formatta oluşturulan, saklanan veya iletilen bilgilerdir. Bilgisayarlar, sunucular, mobil cihazlar ve diğer elektronik cihazlar aracılığıyla üretilir ve işlenir. Metin belgeleri, e-postalar, ses dosyaları, görüntüler, videolar ve veritabanları gibi çeşitli formatlarda olabilir. 

Hiç Samanlıkta İğne Aradınız mı? 

“Samanlıkta iğne aramak” deyimi, bir şeyin bulunmasının veya yapılmasının aşırı derecede zor olduğu, çok fazla emek ve çaba gerektirdiği anlamını taşır. Büyük veri yığınları arasında suistimalcinin suçunu kanıtlayacak veriyi bulmaya çalışmak, “samanlıkta iğne aramak” gibi zor bir iştir.  

İç soruşturma sürecinde şüphelilere ait elektronik veri yığınlarını derinlemesine incelemek, doğru sonuçlara ulaşmak ve zamanında hareket etmek açısından kritik bir adımdır.  

Burada önemli olan soru şu: Samanlıkta iğneyi nasıl arayacağız? 

Elektronik veri incelemelerinde kullanılan iki temel yaklaşım vardır: (a) manuel yöntemlerle gerçekleştirilen incelemeler ve (b) elektronik keşif (e-discovery) araçları ile gerçekleştirilen incelemeler. Bu iki farklı yönteme ilişkin kısa bir analizi yapmak istiyorum. 

Elektronik Verilerin Manuel Yöntemlerle İncelenmesinin Yarattığı Riskler  

İç soruşturmalarda halen elektronik verilerin manuel yöntemlerle incelendiğine tanık oluyoruz. Bunun çoğu zaman nedeni olarak verinin küçük, maliyetinin düşük veya daha esnek bir yöntem olması gösterilmektedir. Gerçekten de veri küçük ise manuel uygulama daha uygun olabilir. 

Ancak, büyük veri setleri söz konusu olduğunda, durum farklılık gösterir. Bu tür büyük verilerin manuel olarak incelenmesi, zaman alıcı bir süreç olabilir ve acil soruşturmaların gecikmesine neden olabilir. Ayrıca, zaman kaybı birçok soruşturmada maliyetlerin önemli ölçüde artmasına yol açabilir. İnsan hatasına çok açık olan bu süreç, kritik bilgilerin gözden kaçmasına veya yanlış yorumlanmasına sebep olabilir. Üstelik, manuel yöntemlerle verilerin kapsamlı bir şekilde taranması ve filtrelenmesi zor olduğundan, analiz yapılamaz ve bazı önemli bilgiler gözden kaçabilir. Son olarak, manuel incelemelerde kanıtların hukuki açıdan değer kaybetme riski, mağdur şirket açısından büyük bir sorun teşkil edebilir. 

Dijital Verilerin İzinde: Elektronik Keşif Teknolojilerinin İç Soruşturmalardaki Önemi ve Uygulamaları 

Gelişen teknoloji ve yazılımlar sayesinde, büyük dijital veri yığınlarının incelenmesi artık oldukça kolay hale geldi. Yeni teknolojiler, soruşturma sırasında şüphelilerin bir elektronik cihazda sakladığı tüm verilerin tanımlanması, toplanması, korunması, işlenmesi, incelenmesi ve sunulmasında soruşturmacılara büyük destek sunuyor. 

Soruşturmalarda elektronik verilerin elektronik keşif ataçlarında incelenmesi, birkaç önemli sebepten dolayı kritik öneme sahiptir: 

• Büyük veri yığını hızla taranarak ve filtrelenerek, ilgili bilgileri ayıklamaya olanak tanır. 
• Elektronik veriler hızlı bir şekilde analiz edilir, önemli belgeler, e-postalar, mesajlaşmalar ve diğer dijital kanıtlar tespit edilir, bu sayede soruşturmalar daha hızlı ve etkili bir şekilde ilerler. 
• Veriler güvenli bir ortamda incelenir, böylece gizli ve hassas bilgilerin korunması sağlanır ve yetkisiz erişimler önlenir. 
• Soruşturmalar sırasında elde edilen elektronik delillerin mahkemede kabulü, yasal standartlara uygun toplanıp incelenmesine bağlıdır; elektronik keşif araçları bu süreci sağlar. 
• Verilerin içeriği detaylı bir şekilde analiz edilir, örgüleri, ilişkileri ve olası yanlış davranışları ortaya çıkarabilir, bu da soruşturma sonuçlarının doğruluğunu ve güvenilirliğini artırır. 
• İncelemenin hesap verilebilir ve şeffaf bir şekilde yürütüldüğüne ilişkin güvence verir.  

Elektronik Keşif Araçları ile Samanlıkta İğneyi Çok Daha Hızlı Bulabilirsiniz  

Elektronik veri inceleme araçlarının gücünü daha iyi anlamak için size birkaç çarpıcı örnek vermek isterim.  

Saniyeler içinde binlerce belge veya e-posta arasında gezinerek, şirket yönetimi ve olay akışını anladıktan sonra, Cerebra inceleme ekibi tarafından geliştirilen anahtar kelimelerle kritik verileri hızlıca tespit edebiliyoruz. Bu süreçte elde ettiğimiz verilere aşağıdaki örnekler verilebilir: 

• En fazla iletişimde olunan e-posta adresleri 
• Sıklıkla ziyaret edilen internet siteleri 
• Şüpheli çalışan tarafından yaratılan veya değiştirilen pdf dokümanlar 
• Şüpheli tarafından şifrelenmiş dokümanlar 
• Şüphelinin bağlandığı wifi ağları; şüphelinin bcc’de olduğu epostalar veya bcc’ye ekleyerek aldığı e-postalar 

Bunlar veri inceleme aracında oldukça basit ve kısa bir çalışma ile eriştiğimiz bilgilerin sadece bir kısmı. 

Sonuç 

Eğer incelemeniz gereken veri seti çok büyükse ve zamanında bir sonuca ulaşmanız gerekiyorsa, elektronik keşif araçlarının gücü ve etkinliği tartışılmaz. Bu araçlar, süreci hızlandırır, hata riskini azaltır, kapsamlı bir analiz sunar ve hukuki süreçte mağdur şirketin savunma gücünü arttırır. Manuel yöntemler ise daha küçük ölçekli ve detaylı manuel incelemelerde tercih edilebilir, ancak bu durumda zaman, hata riski ve hukuki riskler gibi dezavantajları da göz ardı etmemek gerekir. 

Cerebra olarak, sektörde öncü olan soruşturma ve dijital veri inceleme yazılımlarından biri ile ihtiyacınız olan elektronik veri incelemelerini, çok büyük veri kümeleri üzerinde hızlı ve etkili bir şekilde yürütmenize yardımcı olabiliriz. Cerebra’nın Adli Bilişim & Elektronik Keşif Hizmetlerine ilişkin bilgi almak için buraya tıklayınız.