Harcama suistimalleri, görünüşte küçük tutarlarla başlayan ve zamanla ciddi maliyetler doğurabilen önemli bir risk alanıdır. Çalışanların kişisel veya gerçekte yapılmamış harcamalar için yanıltıcı ya da sahte beyanlarla şirketten geri ödeme alması, bu suistimal türünün temelini oluşturur. İlk bakışta önemsiz gibi görünen bu tür usulsüzlükler, özellikle üst yönetim seviyesinde meydana geldiğinde çok daha büyük ve sistematik yolsuzlukların habercisi olabilir.
ACFE’nin 2024 yılı raporuna göre, harcama suistimalleri şirket varlıklarının kötüye kullanılması kategorisindeki vakaların yaklaşık %15’ini oluşturmakta ve vaka başına ortalama zarar 50.000 ABD doları civarındadır. Tespit süresinin ise ortalama 18 ayı bulması, bu suistimallerin uzun süre fark edilmeden devam edebildiğini göstermektedir. En çok karşılaşılan sektörler arasında kâr amacı gütmeyen kuruluşlar (dernek, vakıf gibi) inşaat, sağlık, üretim, lojistik ve kamu yer alırken, suistimallerin en sık tespit edildiği departmanlar ise üst düzey yöneticiler, muhasebe/finans ve idari işlerdir.
Küçük Suistimallerin Büyüme Potansiyeli
Harcama suistimalleri çoğu zaman “gateway fraud” olarak tanımlanır; yani daha büyük ölçekli suistimallerin kapısını aralayan davranışlardır. “Fraud continuum” (suistimal sürekliliği) kavramı, küçük tutarlarla başlayan ve zamanla ciddiyet kazanan bu süreci açıklar. Özellikle C-Level yöneticilerin şirket bütçelerine daha geniş erişimi, daha düşük seviyede denetime tabi olmaları, kontrolleri aşabilmeleri ve kaynak tahsisinde yüksek karar yetkisine sahip olmaları bu tür suistimallerin ciddiyetini artırır.
Yönetim kademesinde etik sınırların aşılması, yalnızca bireysel çıkarlarla sınırlı kalmayıp, şirketin genel kontrol ortamına olan güveni de sarsar. Küçük harcama usulsüzlükleri zamanla rüşvet fonlarının oluşturulmasına, çıkar çatışmalarına ve hatta organize yolsuzluk yapılarının oluşmasına zemin hazırlayabilir.
Harcama Türleri ve Yaygın Suistimal Yöntemleri
Harcama suistimalleri genellikle aşağıdaki kalemler üzerinden gerçekleştirilir:
- Ulaşım Giderleri: Taksi, uçak, tren, araç kiralama, kişisel araç kullanımı
- Konaklama Giderleri: Otel, günlük kiralık daire, otel ekstraları
- Yemek ve İkram: İş yemekleri, müşteri ağırlama, toplantı ikramları
- Küçük Alımlar: Kırtasiye, telefon, sabit kıymet vb.
Dört Temel Suistimal Yöntemi
Yukarıda bahsedilen gider kalemleri üzerinden dört temel suistimal yöntemi öne çıkar:
Niteliği Değiştirilmiş Giderler: Bu tür suistimalde çalışan, kişisel bir harcamayı işle ilgili gibi göstererek şirketten geri ödeme alır. Örneğin, hafta sonu ailesiyle yaptığı bir restoran harcamasını “müşteri ağırlama yemeği” olarak beyan edebilir. Veya tatil sırasında yaptığı otel konaklamasını, “iş seyahati” adı altında masraf formuna dâhil edebilir. Bu tür işlemler, fatura içeriği ve tarihsel bağlamın dikkatle incelenmesiyle tespit edilebilir.
Şişirilmiş Giderler: Gerçekleşen harcama tutarının olduğundan yüksek gösterilmesi bu yöntemin temelidir. Örneğin, bir çalışan taksiyle yaptığı 500 TL’lik bir yolculuğu 1.000 TL olarak beyan edebilir veya düşük fiyatlı bir otelde kalmasına rağmen yüksek fiyatlı bir konaklama fişi ibraz edebilir. Bazı durumlarda, alınan hizmet veya ürünün bir kısmı kişisel amaçla kullanılsa da tamamı masraf formuna yazılabilir. Bu suistimal türü genellikle detaylı belge incelemesiyle ve çapraz kontrol yöntemleriyle ortaya çıkar.
Mükerrer Talepler: Aynı harcama için birden fazla kez geri ödeme talep edilmesidir. Çalışan, aynı taksi fişini hem fiziksel formda hem de dijital platformdan göndererek iki ayrı tarihte ödeme talebinde bulunabilir. Veya kredi kartı ile yaptığı bir harcama için hem kredi kartı ekstresi hem de fatura üzerinden ayrı ayrı talepte bulunabilir. Bu tür suistimaller, manuel kontrol sistemleri zayıf olan veya işlem bazlı mutabakat yapılmayan şirketlerde daha yaygındır.
Sahte Giderler: Gerçekte hiç yapılmamış harcamaların, sahte belgelerle yapılmış gibi gösterilmesidir. Örneğin, internetten indirilen veya sahte olarak düzenlenen bir otel faturasının masraf formuna eklenmesiyle şirketten para alınması bu kapsamdadır. Bazı durumlarda, iş birliği yapılan tedarikçilerle sahte belge düzenlenip gelir paylaşımı da söz konusu olabilir. Bu tür durumlar, belge orijinalliğinin teknik olarak incelenmesi ve iç soruşturmalarla gün yüzüne çıkarılır. Bu tür suistimallerin tespiti için dikkat edilmesi gereken bazı kırmızı bayraklar vardır. Örneğin, sık sık yuvarlak rakamlı masraf formları, alışılmadık saatlerde yapılan harcamalar, sürekli aynı tedarikçiden hizmet alımı gibi işaretler riskli durumlara işaret edebilir.
Detaylardaki İzler: Harcama Suistimalini Ele Veren İşaretler
Harcama suistimallerinin tespitinde dikkat edilmesi gereken bazı göstergeler (red flags) ve analiz yöntemleri öne çıkar:
- Yinelenen Harcamalar: Aynı tarihli, aynı tedarikçiden alınan, benzer tutarlarda birden fazla harcama kaydı
- Yuvarlak Rakamlar: Sıkça 100, 200, 500 gibi tam rakamlarla yapılan harcama beyanları
- Belge Tutarsızlıkları: Masraf beyanı ile faturadaki tarihlerin veya açıklamaların örtüşmemesi
- Aynı Harcama için Farklı Talepler: Hem kredi kartı ekstresi hem de fatura ile aynı giderin beyan edilmesi
- Şüpheli Tedarikçiler: Sadece bir çalışanın işlem yaptığı, diğer masraflarda adı geçmeyen tedarikçi bilgileri
- Harcama Yoğunluğu: Dönemsel olarak artan, özellikle hafta sonu veya tatil dönemlerine denk gelen harcama artışları
Bu tür veriler, hem manuel hem de dijital veri analitiği ile incelenerek olası suistimal vakaları belirlenebilir. İç soruşturmalarda belge doğrulama, harcama kalemlerinin detaylı analizi ve çalışan beyanlarının çapraz sorgulaması etkili tespit yöntemlerindendir.
Önlem Al, Güvende Kal: Harcama Suistimalini Engellemenin Yolları
Harcama suistimallerini önlemek için şirketlerin uygulaması gereken bazı temel kontrol mekanizmaları şunlardır:
- Yazılı Masraf Politikası: Gider türleri, harcama limitleri, onay prosedürleri ve belge gerekliliklerini açıkça tanımlayan, tüm çalışanlara bildirilen ve düzenli olarak güncellenen bir politika oluşturulmalıdır.
- Çift Aşamalı Onay Süreci: Masraf formlarının hem doğrudan yönetici hem de bağımsız bir mali kontrol birimi tarafından incelenmesi sağlanmalıdır.
- Kredi Kartı Harcama Takibi: Kurumsal kartlara tanımlı limitler, otomatik mutabakat sistemleri ve kart harcamalarının düzenli analizi yapılmalıdır.
- Belge Zorunluluğu ve Orijinallik Kontrolü: Her harcama için fatura, ödeme belgesi ve açıklama zorunlu kılınmalı, belge üzerinde oynama olup olmadığı kontrol edilmelidir.
- İç Denetim ve Sürpriz İncelemeler: Özellikle yüksek riskli departmanlarda veya yüksek harcama yapan çalışanlarda düzenli ve ani denetimler yapılmalıdır.
- Etik Kültür ve Eğitim: Çalışanlara masraf suistimallerinin riskleri, etik sonuçları ve hukuki yaptırımları konusunda eğitim verilerek farkındalık artırılmalıdır.
- İhbar Kanalları: Güvenli, anonim ve erişilebilir ihbar mekanizmaları kurulmalı ve teşvik edilmelidir.
Sonuç
Harcama suistimalleri, çoğu zaman küçük tutarlarla başlasa da, zamanla büyük mali kayıplara ve kurumsal itibar zedelenmelerine yol açabilen ciddi riskler barındırır. Bu tür usulsüzlüklerin tespiti, yalnızca teknik analizlerle değil, aynı zamanda kurumsal kültürde etik farkındalığın artırılmasıyla mümkündür. Sağlam kontrol mekanizmaları, şeffaf süreçler, dijital veri analitiği ve güçlü bir etik iklimin bir araya gelmesi, harcama suistimallerine karşı en etkili savunmayı oluşturur. Kurumlar bu alanda proaktif davranarak hem maddi kayıpları önleyebilir hem de çalışanlar nezdinde güven ortamını pekiştirebilir.
Cerebra olarak, suistimal risklerine karşı güçlü iç kontrol sistemlerinin oluşturulması ve gerektiğinde iç soruşturmaların yürütülmesi konularında uzmanlığımızla kurumların yanında yer alıyoruz. Kurumunuzun sağlam temeller üzerinde büyümesi için birlikte çalışmaya hazırız.
16 Temmuz tarihindeki “ Harcama Suistimalleri: Küçük Tutarlardan Büyük Kayıplara ” adlı Cerebra Forensic & Integrity Talks webinarımızın kaydına bu linkten ulaşabilirsiniz.
