Bu soruyu okurken aklınızdan veri-analitiği, güçlü iç kontroller, düzenli iç denetim ve dış denetim gibi pek çok mekanizma geçiyor olabilir ve haklısınız. Bunların hepsi suistimal tespitinde işe yarar ancak araştırmalar, bir suistimali en hızlı ve doğrudan tespit eden en etkili yöntemin ihbar mekanizmaları olduğunu gösteriyor.
Günlük işlerin merkezinde olan çalışanlar, çoğu zaman vakaları ilk fark eden kişilerdir. Küçük tutarsızlıkları, şüpheli ödeme taleplerini veya tedarikçi ile çalışan arasındaki olağandışı bağları önce onlar fark eder. Bu gözlemler ancak güvenilir bir ihbar kanalıyla paylaşılırsa değer kazanır. Çalışan, güvende olduğunu bilmeli, korunacağına inanmalı ve yaptığı bildirimin ciddiye alındığını görmelidir. Doğru işletilen bir ihbar hattı sayesinde bu bildirimler hızla ön değerlendirmeye alınır, gerekli deliller korunur ve gerektiğinde adli yöntemlerle doğrulanarak olası zararlar büyümeden önlenir.
İyi yapılandırılan bir ihbar mekanizması, aslında çalışanlara “sesini duyuyorum” diyen bir güven sözüdür. İhbarcının anonimliğinin korunduğundan ve misilleme korkusunun ortadan kalktığından emin olmalısınız. Aynı zamanda telefon, web veya yüz yüze gibi farklı kanallarla herkesin kolayca ulaşabileceği bir yapı sunmalısınız. Çalışanlara düzenli eğitimler ve somut örneklerle ihbar mekanizmasının nasıl kullanılacağı gösterilmeli; üst yönetim ise bu mekanizmayı yalnızca sözde değil, fiilen de desteklemelidir. Bu unsurlar birleştiğinde ihbar hattı kâğıt üstündeki bir protokolden çıkar, gerçekten işlemeye ve suistimali tespit etmeye ve hatta orta-uzun vadede engellemeye ve yarayan canlı bir savunma hattına dönüşür.
Cerebra olarak, “ihbar → ön değerlendirme → soruşturma → iyileştirme” akışının tamamını işler hale getiriyoruz. Şüphe veya iddia oluştuğunda adli muhasebe, elektronik veri incelemesi ve personel görüşmeleri ile kurumsal istihbarat tekniklerini kullanarak hızlı, kanıt odaklı soruşturmalar yürütüyoruz. Elde ettiğimiz bulgulara dayanarak, görev ayrımı ve onay matrisleri gibi kontrolleri güçlendiriyor, süreçlerin yeniden tasarlanmasını öneriyor ve uygulamaya geçiriyoruz.
Özetle, güvenilir bir ihbar kanalı, şirketlerde suistimallerin önlenmesi ve erken tespiti için en kritik araçtır.