Stok hırsızlığı, bir çalışanın şirket varlıklarını kendi çıkarı için hedef almasıyla başlar. Bu durum yalnızca depodaki mallarla sınırlı değildir; tedarikçiden gelen sevkiyat sırasında, depo stokları üzerinde ya da müşteriye gönderilen malların çıkışı esnasında da gerçekleşebilir. Yani mallar, şirketin kapısından içeri girdiği andan müşteriye ulaşana kadar geçen her aşamada risk altındadır.
Bunu bir örnekle düşünelim: Depoya yeni gelen mallar teslim alınırken, bir çalışan o malların bir kısmını sisteme hiç kaydetmez. Ürünler kağıt üzerinde yoktur, ama fiziksel olarak vardır ve çoktan ortadan kaybolmuştur. Bazen de stokta bulunan malların bir kısmı, “nasıl olsa fark edilmez” düşüncesiyle depodan çıkarılır. Bir başka senaryoda ise müşteri için hazırlanmış sevkiyatın içine fazladan birkaç ürün eklenir ve bunlar teslimat sürecinde “kaybolur.”
Bu tür örneklerde dikkat çekici olan, eylemin büyüklüğünden çok alışkanlığa dönüşme riskidir. Çünkü küçük bir adım, kontrol edilmediğinde çok daha büyük bir suistimal vakasına dönüşebilir.
Bir çalışan bu yola girdiğinde genellikle iki seçeneği olur: Ya yaptığı hırsızlığı gizlemeye çalışır ya da açıkça bırakır. Açık bırakılan durumlar genellikle iç kontrollerin olmadığı veya zayıf olduğu ortamlarda gerçekleşir veya kısa vadeli hırsızlıklardır.
Ancak çoğu zaman çalınan stokların fark edilmemesi için kayıtlar ve belgelerle oynanır. Örneğin çalınan mallar “hurda/hasarlı/eskimiş” olarak kayda geçirilebilir veya sevkiyat ve teslimat raporları eksik ya da “off-spec” gösterilerek gerçek neden saklanır. Kimi zaman depo sayımlarında rakamlar değiştirilir ya da fiili eksiklikleri dengelemek için sahte sevkiyat belgeleri ve stok transferleri hazırlanır. En sofistike yöntemlerde ise depoda aslında olmayan ürünler, varmış gibi gösterilmek için fiziksel “dolgu” yapılır, örneğin boş kutularla raflar tamamlanır.
Bu tekniklerin ortak noktası, fiziksel kaybı muhasebe ve operasyon kayıtlarıyla örtbas ederek hırsızlığın izini silmektir. Kayıplar görünmez hale gelir, çünkü sistemde her şey “doğru” görünür.
Stok hırsızlığını tamamen ortadan kaldırmak mümkün olmasa da, doğru kontroller bir arada uygulandığında bu risk büyük ölçüde azaltılabilir. Bunun en etkili yolu, düzenli ve habersiz stok sayımları yapmaktır. Depodaki fiili miktarlarla sistemdeki rakamları karşılaştırmak ve farkların nedenini araştırmak, gerçeği görmenin en güçlü yoludur.
Ayrıca görevlerin net biçimde ayrılması gerekir. Bir kişinin hem stok kaydını tutup hem sevkiyatı yönetmesi, fark edilmesi zor açıklar yaratabilir. Her ürün hareketi ERP sisteminde mutlaka belgeyle desteklenmeli ve dijital bir iz bırakmalıdır.
Bununla birlikte, depo güvenlik kameraları, giriş-çıkış kontrolleri ve sevkiyat kayıtları birbirini tamamlamalıdır. “Hurda” veya “fire” olarak kaydedilen ürünler dikkatle izlenmeli, aynı gerekçelerin sık sık tekrar ettiği durumlar derinlemesine araştırılmalıdır.
Stok hırsızlığı şüphesi belirdiğinde Cerebra olarak olayı baştan sona ele alıyoruz. Fiziksel sayımlardan stok sistemi/muhasebe kayıt karşılaştırmalarına, sevkiyat belgelerinin ve fiziksel kanıtların çapraz kontrolünden ilgili personelin dijital izlerine kadar kapsamlı bir inceleme yürütüyoruz. Adli muhasebe teknikleriyle stoklar, satılan malın maliyeti ve üretim kayıtlarındaki tutarsızlıkları tespit ediyor, bulguları bir rapor halinde yönetime sunuyoruz. Bununla yetinmeyip, benzer suistimallerin tekrarını önlemek için iç kontrol zafiyetlerini gideren süreçler tasarlıyoruz.
Unutmayalım. Stoklardaki her kayıp, sadece bir ürün değil; fark edilmeden eriyen güvenin ve kontrolün de habercisidir.