İlk duyduğunuzda çok olası bir suistimal riski gibi gelmiyor değil mi? Ama “hayalet çalışan” suistimalleri, aslında bordro süreçlerinde sıklıkla karşılaşılan sessiz risklerden biridir.
Hayalet çalışan, kağıt üzerinde var olan ama gerçekte şirkette hiç çalışmayan bir kişidir. Bordroda adı geçer, maaşı hesaplanır, hatta bazen performans primi bile ödenir. Ama o kişi hiçbir zaman ofise adım atmamıştır.
Bu tür suistimaller, özellikle yüksek çalışan sayısına sahip ve iç kontrollerin zayıf olduğu şirketlerde sessizce büyür.
Sistemler çalışıyor gibi görünür, bordrolar dengelidir… ama aslında birileri o sistemin boşluklarında kendi gelirini yaratıyordur.
Bir üretim şirketinde İnsan Kaynakları departmanında çalışan Ayşe Hanım, maaş bordrolarının hazırlanmasından sorumludur.
Bir gün sisteme yeni bir çalışan ekler: “Depo Asistanı”.
Personel numarası, maaş skalası, SGK kaydı — hepsi düzenli görünür.
Ama aslında bu kişi hiç işe alınmamıştır.
Ayşe, bu düzenin fark edilmemesi için finans departmanındaki Murat Bey’le anlaşır.
Murat, maaş ödemelerinin banka sistemine yüklendiği aşamadan sorumludur.
Her ay, bordro listesinin içine “Depo Asistanı”nın hesabını da sessizce ekler.
Ve o banka hesabı — aslında Ayşe ile Murat’ın açtığı sahte bir hesaptır.
Aylarca kimse fark etmez.
Çünkü maaşlar sistemden otomatik ödenmekte, onay süreçleri yüzeysel yürümektedir.
Ta ki iç denetim ekibi bir gün Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS) kayıtlarını bordro listesiyle karşılaştırana kadar…
PDKS verilerinde “Depo Asistanı” hiç giriş yapmamıştır.
Bu basit ama kritik kontrol, uzun süredir devam eden bir suistimali açığa çıkarır.
Bu suistimal türüne ilişkin bazı kırmızı bayraklar:
Hayalet çalışan suistimalini önlemek için kurumların güçlü bir kontrol ortamı oluşturması gerekir. Bunun ilk adımı görev ayrımını güçlendirmek ve hiçbir çalışanın tek başına hem bordro oluşturma hem de ödeme yapma yetkisine sahip olmamasını sağlamaktır.
Ardından, veri çapraz kontrollerini otomatikleştirmek ve bordro, İK ile PDKS sistemlerini entegre çalıştırmak gerekir. Düzenli bordro denetimleri ve mutabakatlar, olası hataları erken fark etmeyi sağlar.
Bunun yanında kurumlar, veri analitiğinden yararlanarak olağandışı maaş hareketlerini tespit etmeli, etik kültür ve ihbar mekanizmalarını güçlendirerek çalışanların sessiz kalmadan riskleri bildirmesini teşvik etmelidir.
Son olarak, fiziksel ve dijital personel sayımları ile çalışan çıkışlarında anında işlem yapılması, hayalet çalışanların sistemde barınmasını önleyecek en etkili adımlardır.
Cerebra olarak, bordro ve insan kaynakları süreçlerini diğer destek birimleriyle birlikte bütünsel biçimde inceliyor; hayalet çalışan suistimalleri de dahil olmak üzere tüm bordro risklerini önleyecek süreç ve iç kontrol mekanizmalarını tasarlıyoruz.
Herhangi bir somut şüphe durumunda ise, adli muhasebe, elektronik veri analizi ve kurumsal istihbarat yöntemlerini kullanarak kayıtları derinlemesine inceliyor, tanık ve ilgili kişilerle görüşmeler gerçekleştirerek gerçeği tüm yönleriyle ortaya çıkarıyoruz.
Unutmayalım: Hayalet çalışanlar, sistemlerde fark edilmeyen boşlukların ürünüdür. O boşlukları kapatmanın yolu, yalnızca güçlü kontroller değil, onları destekleyen bir farkındalık kültürüdür.