Sabit kıymetlerin kayıtlarda yer alması, onların hâlâ var olduğu anlamına gelmez. Birçok şirkette sabit kıymet hırsızlığı, “fiziksel kontrol yapılmaması” ve “görevlerin ayrılmaması” nedeniyle fark edilmeden yıllarca devam eder.
Bir makine sistemde hâlâ “aktif” görünür ama çoktan hurdaya çıkarılmıştır. Bir dizüstü bilgisayarın zimmeti hâlâ bir çalışana aittir ama cihaz başka bir yerde kullanılıyordur. Ya da bazı varlıklar sessizce ortadan kaybolmuş, kimse dönüp bakmamıştır.
Gerçek Bir Vaka: “Kaybolan Makine”
- Fırsat yaratılır: Uzun zamandır depodan sorumlu olan ve çok güvenilen Murat, hem sabit kıymet kayıtlarını girer hem de sayımları yürütür. ERP’de bir makine “aktif” görünmektedir; üretimde kullanılmakta ve amortisman ayrılmaktadır.
- İlk adım: Murat, bakım gerekçesiyle makineyi “geçici olarak devre dışı” gösterir ve sahada kısa bir bakım fişi oluşturur. Bu fiş, sisteme onun yetkisiyle onaylanır.
- Fiziksel çekiş ve saklama: Gece vardiyasında makine fabrikadan dışarıya çıkarılır ve Murat’ın tanıdığı bir tamirhaneye “onarım” bahanesiyle taşınır. Makine artık sahada değildir ama sistem hâlâ “aktif” gösterir.
- Çalışanlar bunu bilir ama sessiz kalır: Aslında Murat’ın kontrolünde çalışan mavi yakalı bir çalına bu konuyu bilir ama sessiz kalmayı tercih eder.
- Kayıtların meşrulaştırılması: Murat, sistemde “bakım süresi uzadı” veya “yedek parça siparişi bekleniyor” gibi notlar girer; sayım raporunda da bu satırı atlar veya “uyanıkça” düzeltir. Çünkü sayımı yapan da odur.
- Hurdaya ayırma: Zamanla makine hurdaya verilir (resmî olmayan bir hurda fişi / eksik onayla).
- Sürdürme ve normalleştirme: Eksik makine üretim planında “geri çekilir” ve kimse kısa vadede kapasite farkına dikkat etmez. Murat, gerektiğinde dekont veya sahte onaylar üretebilecek konumdadır. Ayrıca makine yine Murat’ın belirlediği bir tedarikçi tarafından satıldı gösterilir ve sistemden çıkarılır. Gerçekten de işbirliği içinde olduğu tedarikçi bu makineyi satmış ve Murat’a komisyonunu vermiştir.
Bu vakayı okuduğunuzda abartılı gelebilir ama aslında çalma eylemi oldukça kolaydır. Çünkü kayıt ile fiziksel doğrulama arasında net bir ayrım yoktur ve kontrol zinciri tek bir kişinin elindedir. Bu kişi hem varlık kayıtlarını oluşturur, hem envanter girişlerini yapar, hem de onay verir; böylece herhangi bir manipülasyonun fark edilmesi neredeyse imkânsız hale gelir. Hurda ve bakım süreçleri belirsizdir, onay mekanizmaları zayıftır ve çoğu zaman kimin hangi aşamada sorumluluk taşıdığı net değildir. Fiziksel çıkışlar ve nakliyeler yeterince denetlenmez veya belgelenmez; bu da bir varlığın sahadan çıkarılmasını, hatta kaybolmasını kolaylaştırır. Sonuçta sistemde “aktif” görünen bir sabit kıymet aslında çoktan el değiştirmiş, hurdaya ayrılmış ya da çalınmış olabilir.
Sabit Kıymetlerin Çalınması Nasıl Engellenebilir?
- Görevlerin ayrılığı: Aynı kişi hem kaydı yapmamalı hem sayımı hem de onayı vermemelidir.
- Fiziksel doğrulama ve sayım: Bağımsız ekiplerce düzenli fiziksel sayım yapılmalı, sonuçlar ERP kayıtlarıyla karşılaştırılmalı ve farklar yönetime raporlanmalıdır.
- Hurda süreçlerinde çift onay: Hurdaya ayırma işlemleri teknik ve finansal onayla yapılmalı; karar gerekçesi ve fotoğraflar sistemde saklanmalıdır.
- Bakım ve onarımda şeffaflık: Bakım için çıkan ekipmanlar servis formu, taşıma izni ve uygun onayla belgelenmeli, süresi uzayan işlemler için sistem uyarı vermelidir.
- Zimmet ve sorumluluk takibi: Her varlık bir kişiye zimmetlenmeli, değişikliklerde otomatik bildirim üretilmelidir. Ortak kullanılan varlıklar düzenli kontrol edilmelidir.
- Erişim ve yetki yönetimi: Sabit kıymet modülüne erişim yalnızca yetkili personelle sınırlı olmalı, yetkiler periyodik olarak gözden geçirilmeli, görev değişiminde erişim derhal kapatılmalıdır.
- Sürpriz denetim ve veri analitiği: Sürpriz sayımlar yapılmalı, ERP verilerinde tutarsız veya aynı kullanıcı tarafından onaylanan işlemler otomatik uyarı vermelidir.
- Etik kültür ve iletişim: Çalışanlar sessiz kalmanın riskini bilmeli, anonim ihbar hattı kullanılmalı ve denetim kültürü ortak sorumluluk anlayışıyla desteklenmelidir.
- Yönetim gözden geçirmesi: Sabit kıymet farkları ve kontrol raporları düzenli olarak üst yönetime sunulmalı, yönetim varlık bütünlüğünü izlemelidir.
Cerebra Size Nasıl Yardımcı Olabilir?
Cerebra hem önleyici sistem kurar hem de olası suistimallerde gerçeği ortaya çıkarır. Böylece kurumlar varlıklarını, itibarlarını ve güven kültürlerini korur.
Önleyici: İç Kontrol Sistemi Kurulumu
Cerebra, sabit kıymetlerin kaybolmasını engellemek için süreçleri ve kontrolleri yeniden tasarlar.
- Görevlerin ayrılığı, onay zincirleri ve erişim yetkileri oluşturulur.
- Fiziksel sayım, bakım, hurda ve çıkış süreçleri standardize edilir.
- ERP üzerinden otomatik uyarılar ve kontrol raporları tanımlanır.
- Ekipler, suistimal farkındalığı ve iç kontrol kültürü konusunda eğitilir.
Müdahale: Suistimal İncelemesi
Şüpheli bir durum ortaya çıktığında, Cerebra hızlı bir şekilde soruşturma yürütür.
- Dijital ve fiziksel deliller güvenli biçimde toplanır.
- ERP kayıtları, kamera görüntüleri ve belge akışları analiz edilir.
- Kayıp tutar belirlenir, sorumluluk zinciri ortaya çıkarılır.
- Bulgular yönetime raporlanır ve düzeltici adımlar planlanır.
Unutmayalım: Bir sabit kıymetin sistemde görünmesi, onun gerçekten var olduğu anlamına gelmez. Görevlerin ayrılmadığı her yerde, kaybolan sadece varlıklar değil, güven de olur.
