Doğru Adayı Seçmek için Geçmiş Araştırması ve Due Diligence

Association of Certified Fraud Examiners’ın (ACFE) raporuna göre, tipik bir şirket her yıl gelirinin %5’ini çalışanlar tarafından gerçekleştirilen suistimaller nedeniyle kaybetmektedir.

Şirketlerin başarısı, yalnızca stratejik kararlara ve operasyonel verimliliğine bağlı değildir. Aynı zamanda doğru insanları doğru pozisyonlara yerleştirebilmelerine de dayanır. Özellikle kritik karar alma süreçlerinde rol oynayan çalışanlar için işe alım süreci yalnızca adayın yetkinliklerinin değerlendirilmesiyle sınırlı kalmamalıdır.

Doğru üst düzey yöneticiyi işe almak şirketler için kritik öneme sahiptir. Ancak birçok şirket, referanslara, sektördeki itibara ve rutin geçmiş araştırmalarına gereğinden fazla güvenmektedir. Bu kontroller temel bilgileri doğrulasa da, şirketi ve çalışanları riske atabilecek gizli sorunları gözden kaçırabilir. Çoğu zaman, adayın geçmişte bilinen bir şirkette çalışmasından dolayı gerekli incelemelerden geçtiği varsayılmaktadır. Ancak yüzeysel geçmiş araştırmaları önemli riskleri tespit etmek için yetersiz kalır. Yöneticilere özel yürütülecek detaylı “geçmiş araştırmaları” ve “due diligence” incelemeleri rutin kontrollerin ortaya çıkaramayacağı gizli ve beyan edilmemiş bilgileri tespit etmek için tasarlanmıştır ve daha kapsamlı bir risk değerlendirmesi sağlar.

İnsan kaynakları profesyonellerinin bu süreci etkili bir şekilde yönetmesi; kurumsal risklerin azaltılması, doğru ve güvenilir işe alımların yapılması, şirketin itibarının korunması ve sürdürülebilir büyümenin sağlanması açısından kritik bir rol oynar.

Neden Geçmiş Araştırması ve Due Diligence?

Şirket Kültürü ve Değerlerine Uyum
Bir çalışanın yalnızca teknik yeterliliklere sahip olması yeterli değildir. Şirket kültürüne ve etik değerlerine de uygun olması gerekir. Adayın geçmişteki çalışma tarzı, etik anlayışı ve iş arkadaşlarıyla ilişkileri, detaylı geçmiş araştırmaları ve referans kontrolleri ile değerlendirilebilir.

Kurumsal Riskleri Azaltmak
Yanlış bir işe alım kararı, finansal kayıpların yanı sıra şirketin itibarı ve iç güvenliği açısından büyük riskler doğurabilir. Geçmişte etik ihlaller, suistimal veya çıkar çatışmalarına karışmış bir adayın fark edilmeden kritik bir pozisyona getirilmesi, kurumsal güveni sarsabilir ve ciddi hukuki riskler doğurabilir. Ayrıca, yanlış bir işe alım çalışan motivasyonunu düşürebilir, ekip içi huzursuzluk yaratabilir ve operasyonel aksamalara neden olabilir. Bu tür riskleri önlemek için detaylı geçmiş araştırması ve due diligence hayati önem taşır.

Sahte Bilgi ve Referansların Önüne Geçmek
Araştırmalar, iş başvurularında adayların özgeçmişlerinde yanlış veya abartılı bilgiler sunma olasılığının yüksek olduğunu göstermektedir. Adaylar rekabet avantajı elde etmek veya daha iyi bir maaşla işe alınmak için deneyim süresini olduğundan uzun gösterebilir; sahip olmadıkları akademik dereceleri veya sertifikaları özgeçmişlerine ekleyebilir; ya da önceki iş başarılarını gerçekte olduğundan daha büyük ve etkili gösterebilirler.

Bu tür hatalı beyanlar, işe alım sürecinde dikkatli bir geçmiş araştırması ve due diligence ile ortaya çıkarılabilir. Referans kontrolleri, akademik belgelerin doğrulanması ve önceki işverenlerle yapılan görüşmeler, adayın sunduğu bilgilerin gerçekliğini teyit etmek için kritik öneme sahiptir. Şirketlerin bu süreçleri titizlikle yürütmesi, yanlış işe alımlardan kaynaklanabilecek finansal ve itibari zararları önlemeye yardımcı olur.

İç Suistimal ve Yolsuzluğun Önlenmesi
Özellikle üst yönetim, finans, satın alma, tedarik zinciri yönetimi ve operasyonel süreçlerde kritik roller üstlenen çalışanların geçmişte herhangi bir suistimal, yolsuzluk veya etik dışı faaliyetlere karışıp karışmadığını bilmek, şirketin gelecekte karşılaşabileceği riskleri minimize etmek açısından büyük önem taşır.

Bir çalışanın geçmişinde usulsüz harcama yapması, rüşvet veya zimmete para geçirme gibi suistimal vakalarına karışması, şirkete girdikten sonra benzer riskleri doğurabilir. Örneğin, finans departmanında çalışan bir kişinin geçmişte şirket kaynaklarını kişisel amaçlarla kullanmış olması veya bir satın alma yöneticisinin tedarikçilerle uygunsuz ilişkiler kurarak şirketi zarara uğratmış olması, gelecekte de benzer davranışlar sergileyebileceğine işaret eder.

Bu tür vakaların önlenmesi için şirketler, kritik pozisyonlardaki adaylar için kapsamlı geçmiş araştırması ve due diligence süreçleri yürütmelidir. Adayın geçmiş iş deneyimleri, hukuki sicili, mali durumu ve etik uyumu dikkatle incelenmelidir. Özellikle büyük finansal yetkilere sahip yöneticilerin geçmişteki iş etiği ihlalleri ve finansal güvenilirliği detaylı bir şekilde araştırılmalıdır.

Ayrıca geçmişte herhangi bir yolsuzluk soruşturmasına dahil olup olmadığı veya sektörde etik dışı uygulamalara karışıp karışmadığı da incelenmelidir. Bu süreçler, şirketin iç suistimal risklerini minimize etmesini, finansal kayıpların önüne geçmesini ve kurumsal itibarını korumasını sağlar.

İnsan Kaynakları Profesyonellerinin Rolü

İK profesyonelleri için işe alım süreçlerinde geçmiş araştırması ve due diligence çalışmalarına önem vermek, şirketin uzun vadeli başarısı ve sürdürülebilirliği açısından değerli bir yaklaşımdır. Bu süreçleri yalnızca bir “güvenlik kontrolü” olarak görmek yerine, kurumsal itibarı koruyan, doğru yetenekleri şirkete kazandıran ve iş sürekliliğini destekleyen stratejik bir adım olarak değerlendirmek faydalı olacaktır.

Doğru Araştırma Yöntemlerini Kullanmak
İK departmanlarının adayın geçmişini incelerken şu yöntemleri sistematik bir şekilde uygulaması önemlidir:

•  Önceki işverenlerle referans görüşmeleri
•  Akademik ve profesyonel sertifikaların doğrulanması
•  Adli sicil kaydı ve finansal geçmiş araştırmaları
•  Dijital iz, sosyal medya analizi ve olumsuz medya araştırması
•  Dava geçmişinin incelenmesi
•  Açık kaynaklardan adaya ilişkin diğer önemli bilgiler (Hissedar veya yönetici olduğu şirketler gibi)

Güvenilir ve Etik Bir Süreç Yürütmek
Her araştırma süreci etik kurallar çerçevesinde yürütülmelidir. Adayın özel hayatına saygı duyularak, yalnızca işle ilgili kritik bilgilerin değerlendirilmesi sağlanmalıdır. Ayrıca, bu süreçlerde yerel ve uluslararası veri koruma düzenlemelerine (KVKK ve GDPR gibi) tam uyum gösterilmelidir.

Şirketin uzun vadeli başarısını belirleyen en önemli faktörlerden biri etik değerlere sahip, yetkin ve güvenilir çalışanları bünyesine katmaktır.

Kritik pozisyonlara yapılan işe alımlarda geçmiş araştırması ve due diligence sürecinin ihmal edilmesi, uzun vadede şirketler için büyük maliyetlere ve itibar kaybına neden olabilir. İnsan kaynakları profesyonellerinin bu süreci daha sistematik, etik ve titiz bir şekilde yürütmesi, şirketlerin başarısını güvence altına alacaktır.

Doğru adayı seçmek yalnızca yetkinliklere değil, aynı zamanda güvenilirliğe ve etik değerlere de bağlıdır.

Bu yazı Peryön Dergisi için kaleme alınmıştır. Mart 2025 tarihinde yayınlanan makalenin tamamını okumak için tıklayınız.