Endişeniz yersiz değil; çünkü görevlerin ayrılmadığı, diğer bir deyişle tüm yetkinin tek kişiye verildiği bir ortamda, suistimal riski kaçınılmaz hale gelir.
Bir satın alma sürecinde tüm kritik adımların tek bir elde toplanması ilk bakışta pratik görünebilir. Ancak bu durum, şirketinizde kontrol mekanizmalarının devre dışı kalmasına ve suistimallerin kolayca gizlenmesine zemin hazırlar.
Sizi Endişelendiren Belirtiler Var mı?
- Tedarikçi seçiminden teklif toplama ve siparişe, hatta mal/hizmet kabul onayına kadar tüm adımların tek kişide toplanması
- Satın alma sürecindeki tüm kritik aşamaların tek kişinin onayına bağlı olması
- Yetki ve sorumlulukların net tanımlanmamış olması
- Süreçteki kritik adımları yürüten çalışan ile tedarikçi arasında kişisel yakın ilişkilerin bulunması
- Alternatif tekliflerin alınmaması, sürekli aynı tedarikçinin seçilmesi ve piyasa fiyatlarının üzerinde satın alımların yapılması
- Beklenmedik ödemeler veya normalden hızlı ilerleyen onay süreçleri
- Ödeme onay süreçlerinin aşılması için tedarikçiye aynı gün içinde parça parça ödeme yapılması
- İç denetim mekanizmalarının devreye girmemesi
Bu Sorunu Nasıl Çözebilirsiniz?
- Görevlerin ayrılığı ilkesini uygulayarak; tedarikçi seçimi, teklif alma, sipariş verme ve mal/hizmet kabul onayını farklı kişilere dağıtmak
- Yetki matrislerini düzenli olarak gözden geçirmek
- Bağımsız kontrol ve onay mekanizmaları kurmak
- ERP’de otomatik ve önleyici kontroller tasarlamak
- Düzenli iç denetimlerle süreçleri test etmek
Cerebra Size Nasıl Yardımcı Olabilir?
Cerebra olarak, satın alma süreçlerindeki görevlerin tek elde toplanmasından doğan suistimal risklerini azaltmanıza destek oluyoruz. Satın alma süreçlerini birlikte gözden geçiriyor, suistimal tehlikesi olan alanları belirliyor ve bu tehlikelere karşı nokta atışı kontroller tasarlıyoruz. Bu süreçte onaylama, kayıt tutma, varlıkları muhafaza etme ve kontrol etme görevlerini birbirinden ayrıştırıyor; böylece hem suistimal hem de hata risklerini en aza indirmenize destek oluyoruz. Amacımız, satın alma süreçlerinde tek bir kişinin üzerinde yoğunlaşan gücü dağıtarak bağımsız kontrolleri güçlendirmek.
Unutmamak gerekir ki: Görevlerin ayrılmadığı yerde kontrol de yoktur. Kontrolün olmadığı yerde suistimal kaçınılmazdır.
