Kendi içinizde ‘Acaba bizde durum nasıl?’ diye düşündüyseniz, bu aslında sağlıklı bir refleks. Ne yazık ki birçok kurum bu beyanları hiç almıyor ya da alsa bile yüzeysel yaklaşıyor. Böyle olunca, aslında kritik risklerin gözden kaçması ve çıkar çatışmalarının sessizce kurumun içinde kök salması kaçınılmaz hale geliyor.
Çıkar çatışması beyanı almak, çalışanların kişisel ilişkilerinin veya menfaatlerinin iş kararlarını etkileme riskine karşı farkındalık yaratmak açısından önemli bir adımdır. Ancak tek başına yeterli değildir. Beyanlar alınsa bile, bu bilgilerin düzenli olarak gözden geçirilmesi ve gerektiğinde bağımsız kontrollerin yapılması gerekir. Aksi durumda tedarikçi seçiminde çıkar çatışmaları, müşteri ilişkilerinde tarafsızlığın kaybı veya şirket kaynaklarının kişisel amaçlarla istismarı gibi ciddi suistimal riskleri ortaya çıkabilir.
Çalışanlarınızdan çıkar çatışması beyanı almak, iş kararlarını etkileyebilecek kişisel bağları ya da menfaatleri görünür kılar. Böylece bir çalışanın aile ilişkileri, yan işleri veya yakın bağlantıları nedeniyle tarafsızlığını kaybetme ihtimali varsa, bu durumu erken aşamada görebilirsiniz. Bu sayede riskler büyüyüp şirketinize zarar vermeden önce müdahale etme şansınız olur.
Ayrıca bu uygulama çalışanlara farkındalık kazandırır. Çalışanlar beyan formunu doldururken kendi ilişkilerini sorgular, potansiyel çıkar çatışmalarını daha dikkatli yönetmeye başlar ve yeni riskler yaratmamak için bilinçli davranır.
Sonuç olarak, hem kurum içinde şeffaflık ve güven ortamı oluşur hem de kararlarınızı daha sağlam bir zeminde, objektif ve kurumsal ilkeler doğrultusunda alabilirsiniz.
Çıkar çatışması beyanı almak için önce standart bir form hazırlanır. Çalışanlar bu formda aile bağları, şirket dışında yaptığı diğer işler, ortaklıklar veya iş kararlarını etkileyebilecek ilişkilerini belirtir. Formlar genellikle yılda bir kez, işe girişte veya önemli bir değişiklik olduğunda doldurulur. Toplanan bilgiler uyum ya da İK birimi tarafından incelenir, risk seviyeleri değerlendirilir ve gerekli görülen durumlarda yöneticiler devreye girer. Sürecin etkin işlemesi için çalışanlara çıkar çatışmasının ne anlama geldiği konusunda düzenli bilgilendirme ve eğitim verilmesi önemlidir.
Cerebra, çıkar çatışması beyanlarının toplanmasının ardından, gerçek veya potansiyel risklerin değerlendirilmesinde kurumunuza destek olur. Gerçekleşen çıkar çatışmalarında, özellikle suistimal riskinin yüksek olduğu durumlarda, ileri düzey tespit araçlarıyla detaylı incelemeler yürütür. Eğer çıkar çatışması bir suistimal şüphesine işaret ediyorsa; adli muhasebe, kurumsal istihbarat, elektronik veri analizi ve şüpheliyle yapılan görüşmeler gibi yöntemlerle gerçeği açığa çıkarır. Tüm bu süreç sonunda, kanıta dayalı ve güvenilir bir rapor sunarak yönetimin doğru karar almasına katkı sağlar.
Hatırlatalım: Çıkar çatışması beyanı almak, görünmeyen riskleri görünür kılar; alınmadığında ise en büyük tehditler sessizce içeriden büyür.