Bir iç soruşturmanın başarısı sadece gerçekleri ortaya çıkarmakla ölçülmez, aynı zamanda sürecin nasıl yürütüldüğü de büyük önem taşır. Bu sürecin en hassas noktalarından biri gizliliktir. Gizlilik, sadece soruşturmanın bütünlüğünü korumak için değil, aynı zamanda etik bir sorumluluk olarak da hayati bir rol oynar.
İç soruşturmalar çoğu zaman hassas iddiaları, kişisel bilgileri ve kurumun itibarını etkileyebilecek konuları içerir. Bu nedenle bilgi paylaşımı kontrollü yapılmazsa:
Gizlilik, bu riskleri yönetmenize yardımcı olur. Aynı zamanda şirket genelinde tüm çalışanlara da şu mesajı verir: “Bu kurumda iç soruşturmalar adil, tarafsız ve profesyonel yürütülür.”
Bazı yöneticiler veya çalışanlar “gizlilik” kavramını, süreci tamamen kapalı yürütmek veya bilgi vermemek olarak yorumlar. Oysa gizlilik, doğru kişilerin doğru zamanda doğru bilgiye erişmesi anlamına gelir.
Bir soruşturmada gizliliğin amacı, gerçeği gizlemek değil, gerçeğe ulaşmayı korumaktır.
Gizliliğin korunması için iç soruşturma sürecinde bilgi paylaşımı yalnızca “bilmesi gereken” kişilerle sınırlanmalı, belgelerin ve verilerin yönetimi güvenli platformlar üzerinden yapılmalıdır. E-posta zincirleri, dosya erişim izinleri ve rapor paylaşımları dikkatle kontrol edilmeli, tanıklarla yapılan görüşmeler gizlilik taahhüdü altında yürütülmelidir. Ayrıca hem yazılı hem sözlü iletişimde yanlış anlaşılmalara yol açabilecek ifadelerden kaçınılmalı ve nihai raporlar yalnızca görev ve sorumlulukları gereği bu bilgilere erişmesi gereken kişilerle paylaşılmalıdır.
Bir kurumda gizliliğin korunması yalnızca politika meselesi değil, kültür meselesidir. Çalışanların gizlilik bilincine sahip olması, soruşturmaların adil ve verimli yürütülmesini sağlar. Kurumlar, iç soruşturmalarda gizliliği sağlamak için bazı adımlar atmalıdır. Öncelikle, soruşturmayı yürüten herkesin gizlilik taahhüdünü yazılı olarak vermesi önemlidir. Ayrıca, eğitimlerde gizlilik ve veri koruma konularına özel olarak değinilmeli, çalışanların bu konularda bilinçlenmesi sağlanmalıdır. Son olarak, gizlilik ihlallerine karşı net ve adil yaptırımlar uygulanmalı, böylece süreç hem güvenli hem de güvenilir bir şekilde yürütülmelidir.
Gizlilik, bir soruşturmanın yalnızca prosedürel değil, etik omurgasıdır. Bir iç soruşturma sürecinde gizlilik ne kadar titizlikle korunursa, elde edilen sonuçlar da o kadar güvenilir, kurum kültürü de o kadar sağlam olur.
Cerebra olarak yürüttüğümüz her incelemede gizliliği, tarafsızlık ve bütünlük ilkelerimizle birlikte ele alıyoruz. Çünkü bizce güvenin olduğu yerde, gerçek mutlaka ortaya çıkar.