Tedarikçi Ana Veri Tabanınızda Tek Bir Hatalı Kaydın, Bir Suistimal Zincirini Başlatabileceğini Hiç Düşündünüz mü?

Şirketlerin tedarikçileriyle kurduğu ilişki çoğu zaman satın alma siparişleri, ödemeler ya da lojistik operasyonlarıyla sınırlıymış gibi görünür. Oysa perde arkasında, bu ilişkinin güvenliğini ve sürekliliğini sağlayan kritik bir unsur vardır: Tedarikçi Ana Verisi— yani tedarikçi ana veri tabanı.  

Tedarikçi Ana Veri Tabanı Neden Önemli? 

Genelde bu veri tabanı sadece tüzel kişilik ismi, adres, vergi numarası veya banka hesap bilgilerinin saklandığı teknik bir liste gibi algılanır. Aslında iç kontrol sisteminin temel taşlarından biri olan tedarikçi veri tabanı, şirketin tedarik ilişkilerini yöneten, finansal işlemleri kontrol eden ve suistimalleri önleyen bir güvenlik ağıdır. 

Kontrolsüz Tedarikçi Veri Tabanı Suistimale Kapı Aralar 

Doğrulanmamış veya kontrolsüz veri girişleri; sahte tedarikçi oluşturma, çıkar çatışması ya da ödeme manipülasyonu gibi suistimal risklerine zemin hazırlar. Örneğin: 

• Veri tabanında hayali tedarikçi (Ghost Vendor) yaratılır ve bu yolla şirkete faturasız ödeme çıkartılabilir, 
• Çift kayıtlar nedeniyle aynı faturalar iki kez ödenebilir, 
• Gerçek bir tedarikçinin banka bilgisi değiştirilerek ödemeler suistimalciye aktarılabilir, 
• Güncellenmeyen kayıtlar nedeniyle kara listeye alınmış ya da ilişkisi kesilmiş tedarikçilerle işlem yapılmaya devam edilebilir. 

Tedarikçi Veri Tabanı Yönetişimi (Data Governance) Nedir? 

Tedarikçi veri tabanı yönetişimi (data governance), bir kurumun verilerini doğru, güvenli, güncel ve erişilebilir biçimde yönetmesini sağlayan bir yapıdır. Tedarikçi veri tabanı özelinde bu yaklaşım, bilgilerin nasıl oluşturulacağı, kimlerin erişeceği, ne sıklıkta güncelleneceği ve hangi kontrollerle korunacağına dair kuralları ve

sorumlulukları tanımlar. Bu sistem yalnızca operasyonel verimlilik için değil, aynı zamanda suistimali önleme açısından da kritik öneme sahiptir. Etkin bir veri yönetişimi yapısı sayesinde, bu tür riskler erken aşamada tespit edilir ve kurumun finansal kayıp, itibar zedelenmesi ve yasal yaptırım riski önemli ölçüde azalır. 

Bu Riskleri Önlemek İçin Ne Yapmalı? 

Aşağıda en kritik kontroller özetlenmiştir:   

1. Veri girişi ve doğrulama: Tedarikçi verileri eksiksiz, standart formatta ve resmi kaynaklarla doğrulanmalıdır. Yinelenen veya sahte kayıtların önlenmesi, sistemin bütünlüğü için kritik öneme sahiptir.  
2. Erişim ve görev ayrılığı: Veri tabanına erişim yalnızca yetkili kişilerle sınırlı olmalı, aynı kişi hem kayıt oluşturup hem değişiklik yapamamalıdır. Kritik güncellemeler onay mekanizmasıyla kontrol edilmeli, tüm işlemler izlenebilir olmalıdır. 
3. Sürekli izleme ve güncelleme: Tedarikçi bilgileri düzenli aralıklarla gözden geçirilmeli, veri tabanının hatalı girilen, yinelenen, benzer isimde bulunan veriler tespit edilmeli ve gerekli düzeltmeler yapılmalıdır.  
4. Kültür ve farkındalık: Teknolojik kontrolleri destekleyen etik bir veri kültürü oluşturulmalıdır. Ekipler veri doğruluğu ve güvenliği konusunda eğitilmeli; şüpheli ilişkiler için güvenli ihbar kanalları aktif tutulmalıdır. 

Cerebra Size Nasıl Yardımcı Olabilir? 

Cerebra olarak, şirketinizin tedarikçi ana veri tabanını bütüncül bir yaklaşımla inceliyor, olası zafiyetleri ve kontrol eksiklerini tespit ediyoruz. Mevcut yapının suistimal risklerine karşı ne kadar dayanıklı olduğunu değerlendiriyor, gerekirse veri tabanı yönetim süreçlerini yeniden tasarlayarak güvenli ve sürdürülebilir bir yapı kurulmasına destek oluyoruz. Eğer sistemde şüpheli tedarikçi kayıtları, uygunsuz değişiklikler veya olası çıkar çatışması göstergeleri varsa, suistimal inceleme ve adli muhasebe tecrübemizle bu bulguları detaylı şekilde araştırıyor, gerçeği ortaya çıkarıyoruz. 

Unutmayalım: Tedarikçi ana verisi, doğru yönetilirse güvenlik ağı, ihmal edilirse suistimalin arka kapısıdır.