Kurumsal hayatta suistimal şüpheleri veya iddialarıyla başlatılan iç soruşturma süreçleri, yalnızca gerçekleri ortaya koymakla kalmaz; aynı zamanda işverenin hukuka ve etik ilkelere bağlılığını da yansıtır. Bu süreçlerin etkinliği, iş akdi feshi gibi hassas kararların doğruluğunu ve geçerliliğini doğrudan etkiler.
İyi yapılandırılmış bir iç soruşturma süreci; objektiflik, şeffaflık, delil bütünlüğü ve çalışan haklarına saygı gibi temel ilkeler üzerine kurulmalıdır. Aksi takdirde, eksik ya da hatalı yürütülen bir inceleme, işverenin karşı karşıya kalabileceği haksız fesih, itibar kaybı veya yargı süreçleri gibi ciddi risklere kapı aralayabilir.
Bu nedenle, iş akdinin feshi gibi geri dönülmesi güç sonuçlar doğurabilecek kararların alınmasında, iç soruşturmanın yalnızca prosedürel değil, aynı zamanda stratejik bir adım olarak değerlendirilmesi gerekir. Soruşturma sürecinde atılacak her adımın, hem hukuka uygunluk hem de kurum kültürü açısından sürdürülebilir olması, yalnızca adil sonuçlar doğurmakla kalmaz; aynı zamanda uzun vadeli güven inşasını da destekler.
Bu yazıda, bir çalışan suistimalinin iç soruşturma aşamasından iş akdi feshi sürecine kadar olan yolculuğunu ele alacak, işverenlerin ve soruşturma ekiplerinin hangi noktalara dikkat etmesi gerektiğini tartışacağız.
İç Soruşturma: Planlama, Tarafsızlık ve Hukuka Uygun Kanıt Toplama
Bir suistimal vakası tespit edildiğinde veya bir ihbar alındığında, ilk yapılması gereken şey olayın ve şüphelerin ciddiyetini değerlendirmek ve gerçekten bir iç soruşturma gerekip gerekmediğini belirlemektir.
İç soruşturma yapılmasına karar verdikten sonra, iç soruşturmanın önemli adımlarından biri olan planlama aşamasının detaylı olarak kurgulanması, iç soruşturma sürecinin yürütülmesi sürecinde mümkün olan her detayın ve yaşanabilecek zorlukların değerlendirilmesi adına önemlidir.
Planlama aşamasında, incelenmesi gerekli olan verilerin, şüpheli konularla ilgili mülakat yapılacak çalışanların belirlenmesi ve iç soruşturmada görev alan ekibin görev dağılımının net olması sürecin doğru ve sağlıklı ilerlemesi adına kritik unsurlardandır. Planlamada iç soruşturmanın her aşaması en ince detayına kadar değerlendirilmelidir. Örneğin şüphelilerin “Garden leave” kapsamında izne gönderilip gönderilmeyeceği, gönderilecekse hem ERP sistemi üzerindeki yetkileri hem de imza yetkileri değerlendirilmeli, şirketin faaliyetlerine devam edemeyecek bir noktaya gelmesinin önüne geçilmelidir.
Bir diğer önemli konu da şüphelilerin kullandığı şirkete ait olan elektronik cihazların adli bilişim tekniklerine uygun olarak imajlarının alınmasının değerlendirilmesi ve nasıl alınacağının netleştirilmesidir. İmaj alınması sürecinde dikkat edilmesi gereken husus Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerine uygun hareket edilmesidir. Bu başlı başına kritik bir konudur ve her vaka özelinde şirketin hukuk müşavirleri ile şirketin politika ve prosedürleri değerlendirilerek verilmesi gereken bir karardır.
İç soruşturma sürecinde diğer bir kritik unsur da soruşturmayı yürüten ekibin tarafsızlığını koruması ve hukuka uygun kanıt toplamasıdır. Toplanan kanıtlar hukuki kanıt niteliği ve delil zinciri bozulmadan, gerekli durumlarda mahkemeye sunulmak üzere muhafaza edilmelidir.
İç soruşturmanın genel kabul görmüş teamüllere uygun olarak yürütülmesi elzemdir. Yanlı bir soruşturma, elde edilen deliller ne kadar güçlü olursa olsun, fesih kararını hukuken zayıflatabilir. İç soruşturma sürecinde delillerin hukuka uygun, güvenilir ve manipülasyondan uzak şekilde toplanması, sürecin sağlıklı ilerleyebilmesi için temel bir gerekliliktir. Dijital veriler, ses kayıtları, güvenlik kamera görüntüleri ve e-posta yazışmalarının toplanmasında hukuki prosedürlere riayet edilmezse, bu deliller mahkemede geçersiz sayılabilir.
İş Akdi Feshi Sürecini En Az Riskle Yönetmek
İşveren, iç soruşturma sonucunda iş akdini feshetmeye karar verdiğinde, bu kararın hukuken sağlam temellere dayanmasına özen göstermelidir. Bu sağlamlık, büyük ölçüde iç soruşturma sürecinin objektif ve tarafsız yürütülmesiyle güvence altına alınır. İş akdi feshi kararının hukuki dayanıklılığını artırmak için aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir:
- Suistimalin delillendirilmesi: Sadece duyum veya şüphe ile hareket edilmemeli, somut deliller toplanmalıdır.
- Disiplin süreçleri: İşveren, iş kanunu, iş sözleşmesi ve şirket iç prosedürlerine uygun olarak hareket etmelidir.
- Savunma hakkı: İlgili çalışana kendisini ifade etme hakkı tanınmalıdır.
- Fesih kararının hukuki dayanağı: Fesih, İş Kanunu’nda belirtilen haklı ve geçerli fesih sebeplerine dayandırılmalıdır.
- Tazminat ve yasal yükümlülükler: İş sözleşmesinin sona ermesi halinde çalışanın talep edebileceği haklar doğru hesaplanmalı ve işverenin riskleri minimize edilmelidir.
Son yıllarda iş hukukunda önemli suistimal davaları ve çarpıcı yargı kararları ortaya çıkmıştır. Mahkemeler, hukuka uygun yürütülmeyen iç soruşturma ve eksik delillendirme nedeniyle işverenleri haksız bulabildiği gibi, titizlikle yürütülen iç soruşturmalar sayesinde işveren lehine kararlar da verebilmektedir. Özellikle şu konulara dikkat edilmelidir:
- Ses kayıtları, güvenlik kamerası kayıtları ve e-posta yazışmalarının delil olarak kullanılma şartları
- Şirkete ait elektronik cihazlardan adil bilişim standartlarına uygun şekilde, veri bütünlüğü korunarak ve hukuka uygun izin süreçleri gözetilerek adli imaj alınması
- Mülakatlarda çalışanın beyanlarının hukuka uygun olarak kayıtlara geçirilmesi
- İş akdi feshi için gerekli yasal sürelerin titizlikle takip edilmesi
Sonuç: Doğru Hamlelerle Riskleri Minimize Etmek
İç soruşturmadan iş akdi feshine uzanan süreç, yalnızca disiplinel bir mekanizma değil; aynı zamanda kurumun etik duruşunun, hukuka bağlılığının ve yönetişim anlayışının da bir yansımasıdır. Bu sürecin hatasız ve özenli yürütülmesi, yalnızca olası hukuki risklerin önüne geçmekle kalmaz, aynı zamanda çalışanlar nezdinde kurumsal güvenin tesisi açısından da belirleyici bir rol oynar.
Etkin bir iç soruşturma ve sağlam temellere dayanan bir fesih süreci için; delil toplama, tarafsızlık, hukuka uygunluk ve çalışan haklarına saygı ilkelerinden taviz verilmemelidir. Kurumlar, bu ilkeleri sistematik bir şekilde içselleştirdiklerinde, hem suistimal vakalarını etkin biçimde yönetebilir hem de benzer risklerin önüne geçerek sürdürülebilir bir kurumsal yapıyı güvence altına alabilirler.
Cerebra olarak, suistimal vakalarının tespitinden iç soruşturmanın yürütülmesine kadar olan süreçlerde kurumlara güçlü destek sağlıyoruz. Adli bilişim, veri analizi, adli muhasebe ve suistimal incelemeleri konularındaki uzmanlığımızla, şirketlerin risklerini etkin bir şekilde yönetmelerine yardımcı oluyoruz. Cerebra Adli Muhasebe & Suistimal İnceleme Hizmeti hakkında daha fazla bilgi için tıklayınız.
