Suistimal, Kötüye Kullanım ve İsraf: Şirketinizi Sessizce Tüketen Üç Tehdit 

Şirketler için en büyük tehlikeler çoğu zaman dışarıdan değil, içeriden gelir. Şirket içinde gerçekleşen suistimal, kötüye kullanım ve israf farklı görünümler altında karşımıza çıksa da, sonuç hep aynıdır: hepsi sessizce kaynakları tüketir, işleri yavaşlatır ve güveni sarsar.   

İş dünyasında çoğu zaman iç içe geçen bu üç kavramın arasındaki farkları görmek, onları doğru şekilde yönetmek açısından önemli. Yazının devamında bu kavramları tek tek ele alarak anlam ve kapsamlarını ayrıntılı biçimde inceleyeceğiz.  

Suistimal (Fraud) 

Suistimal, aslında çıkar elde etmek için gerçeğin bilinçli olarak çarpıtılmasıdır. Kimi zaman yanlış bilgi vererek, kimi zaman belgeleri değiştirerek, kimi zaman da finansal verileri olduğundan farklı göstererek yapılır. Sonuçta ise amaç hep başkalarını yanıltarak haksız bir kazanç sağlamaktır. Örneğin: 

• Sahte fatura düzenlenmesi 
• Satın alınmamış hizmetler için ödeme yapılması 
• Prim veya bonus alınması amacıyla finansal verilerde manipülasyon yapılması  

Suistimal eyleminde, her zaman kasıtlı olarak ve yanıltma ile çıkar sağlama niyeti vardır. Genellikle başkalarının zararına, maddi veya finansal kazanç sağlamayı içerir. 

Kötüye Kullanım (Abuse) 

Kötüye kullanım kavramı, elimizdeki bir yetkiyi, kaynağı ya da sistemi olması gerektiği gibi değil de, genellikle kuralları veya etik standartları ihlal ederek kullanmaya ilişkindir.  

Kötüye kullanım, her zaman aldatma amacıyla yapılmaz. İhmal, kişisel çıkar veya etik zafiyetlerden de kaynaklanabilir. Bu eylem her zaman doğrudan bir maddi kazanç amacıyla yapılmayabilir. Örneğin: 

• İş seyahatinde lüks otelde kalınması 
• Şirket aracının sürekli özel işlerde kullanılması 
• Ofis malzemelerinin evde kişisel işler için kullanılması 
• Şirket telefonunun yoğun kişisel görüşmeler için kullanılması

Kötüye kullanım, suistimal kadar keskin çizgiler taşımasa da şirkete maddi ve manevi zarar verir. 

İsraf (Waste) 

İsraf genellikle kasıtlı değildir. Çalışanlar ya da yöneticiler farkında olmadan şirket kaynaklarını boşa harcayabilir. Örneğin: 

• Gereksiz ekipman alımları 
• İhtiyaç fazlası stok tutulması 
• Verimsiz süreçler nedeniyle zaman ve kaynak kaybı 

İsraf, çıkar sağlama niyeti olmadan gerçekleşir ama şirkete olan zararı küçümsenemez. Çünkü fark edilmediğinde sürekli bir maliyet yükü yaratır.  

Şirketler İçin Anlamı 

Suistimal, kötüye kullanım ve israfın ortak noktası şudur: çalışanların motivasyonunu azaltır, operasyonları olumsuz etkiler, paydaşların güveni zedeler ve hatta şirketin geleceğine ilişkin önemli sorunlar yaratabilirler. Böylesine güçlü olumsuz etkiler yaratan sorunlarla yüzleşmek, risk yönetiminin kritik bir gerekliliğidir. 

Suistimal doğrudan hırsızlıkken, kötüye kullanım gri alanlardan faydalanmayı, israf ise çoğu zaman bilgisizlikten ya da dikkatsizlikten kaynaklanan kayıpları ifade eder. 

Nasıl Mücadele Edilir? 

Bu iç tehditlerle mücadelenin ana unsurları olarak aşağıdaki önlemler hayata geçirilebilir. 

• Güçlü iç kontrol mekanizmaları: Yetki ve sorumluluklar net olmalı. Görevler ayrılmalı. Düzenli denetimler yapılmalı. 
• Şeffaflık ve hesap verebilirlik: Süreçler şeffaf olmalı. Harcamalar izlenebilir olmalı. Çalışanlar sorumluluk almalı. 
• Etik kültür ve kurumsal değerler: Etik kod oluşturulmalı. Eğitimler verilmeli. Liderler örnek olmalı. 
• İzleme ve denetim sistemleri: İç ve dış denetim etkin olmalı. Dijital araçlarla izleme yapılmalı. Raporlama düzenli olmalı. 
• İhbar ve bildirim mekanizmaları: Anonim ihbar hatları kurulmalı. Bildirimler tarafsız incelenmeli. Misilleme korkusu olmamalı. 
• Eğitim ve farkındalık: Düzenli eğitimler verilmeli. Vaka örnekleri kullanılmalı. Çalışanlar bilinçlenmeli. 
• Yaptırımlar ve caydırıcılık: Aykırı davranışlar yaptırımsız kalmamalı. Uygulamalar tutarlı olmalı. Disiplin caydırıcı olmalı. 

Sonuç 

Suistimal, kötüye kullanım ve israf farklı kavramlar gibi görünse de şirketin kaynağını tüketen aynı zincirin halkalarıdır. Suistimal bilinçli bir eylemdir, kötüye kullanım kuralların ihlali anlamına gelir, israf ise çoğu zaman kasıtsız bir maliyet yüküdür. Ama hepsi şirketin sürdürülebilirliğine zarar verir. 

İşte bu yüzden şirketler yalnızca suistimallere değil, aynı zamanda kötüye kullanıma ve israfa karşı da proaktif bir yaklaşım geliştirmelidir. Çünkü en büyük kayıplar, bazen fark edilmeyen küçük israflardan ya da gri alandaki davranışlardan doğar.