Bir Etik Sorundan Daha Fazlası: Satın Almada Çıkar Çatışmaları

Bir çalışan, işverenine karşı sadakat ve özen yükümlülüğüne sahiptir. Çıkar çatışması durumları, doğrudan bir ekonomik menfaat doğurmasa bile, çalışanın bu yükümlülükleri açısından önemli bir risk barındırır. Bu tür durumlar, şirket içinde suistimal ihtimaline özellikle yolsuzluğa kapı aralayabileceği için dikkatle yönetilmelidir.

Yolsuzluk: Türkiye Görünümü

ACFE verilerine göre, Türkiye’nin de içinde bulunduğu coğrafyada tespit edilen suistimallerin yaklaşık %70’i yolsuzluk kaynaklıdır. Bu oran, çıkar çatışması risklerinin bu coğrafyada ne kadar yaygın ve kritik olduğunu açıkça ortaya koymaktadır. Nitekim uluslararası Yolsuzluk Algı Endeksi (Corruption Perceptions Index) sonuçları da Türkiye’de yolsuzluk algısının özellikle son yıllarda belirgin şekilde kötüleştiğini göstermektedir. Bu eğilim, yalnızca algısal bir sorun değil; yönetişim, şeffaflık ve iç kontrol mekanizmalarındaki zayıflıkların kurumsal risklere dönüştüğüne işaret etmektedir. Cerebra olarak yürüttüğümüz incelemelerde de, bu tabloyu doğrulayan ve çıkar çatışması–yolsuzluk ilişkisinin somutlaştığı çok sayıda vakayla karşılaşıyoruz.

Çıkar Çatışması ile Yolsuzluk Arasındaki İlişki

Çıkar çatışması, çoğu zaman yolsuzluğun ilk aşaması olarak karşımıza çıkar. Bir çalışan çıkar çatışması durumunun farkında ve buna rağmen beyan etmiyor ve gizli tutuluyorsa, bu noktada artık etik ihlal başlamış demektir. Bu aşamadan sonra, ilgili çalışanın söz konusu durumu bilinçli olarak yolsuzluğa dönüştürmesi yalnızca zaman meselesi hâline gelir.

Bu nedenle çıkar çatışmalarının, sonuçları ortaya çıktıktan sonra değil; kaynağında tespit edilmesi, şeffaf şekilde açıklanması ve etkin biçimde yönetilmesi büyük önem taşır. Aksi takdirde, kurumlar müdahale etmek için çok geç kalmış olabilir ve ortaya çıkan risk yalnızca finansal kayıplarla sınırlı kalmayarak itibari ve hukuki sonuçlara da yol açabilir.

Örneğin, çalıştığınız kurumdaki idari satın alma müdürünün kuzeni iş elbiseleri satan bir firma sahibiyse, iyi uygulamalar kapsamında idari işler müdüründen beklenti, ilgili alım kararı verilmeden önce bilginin şeffaf bir şekilde şirket yönetimi ile paylaşılmasıdır. Satın alım sürecinin başından sonuna kadar sürecin hiçbir aşamasında idari işler müdürünün yer almaması, yönlendirme yapmaması ve karar alma mekanizmalarından tamamen uzak tutulması gerekir.

Satın Alma Süreçlerinde Yaygın Çıkar Çatışması Senaryoları

Satın alma süreçlerinde çıkar çatışması riskinin ortaya çıkmasına neden olabilecek bazı durumlar aşağıda yer almaktadır:

• Tedarikçiden gizli, açıklanmamış ya da kişisel menfaat sağlanması,
• Tedarikçiden uygunsuz hediyeler, seyahat, konaklama, eğlence veya rüşvet kabul edilmesi,
• Bir çalışanın tedarikçi ile doğrudan veya dolaylı ticari ilişki içinde bulunması,
• Bir çalışanın işverenine rakip olan bir işletmede doğrudan veya dolaylı çıkar sahibi olması,
• Bir çalışanın; kendisi, eşi, aile bireyleri, akrabaları veya yakın kişisel ilişkileri aracılığıyla tedarikçi ile çıkar, etki veya bağımlılık ilişkisi içinde bulunması,
• Satın alma sürecinde görev alan bir çalışanın, tedarikçi seçiminde tarafsızlığı zedeleyecek şekilde yönlendirme, etki veya karar alma sürecine müdahil olması,
• Tedarikçi seçim kriterlerinin şeffaf olmayan şekilde değiştirilmesi, belirli bir tedarikçiyi avantajlı kılacak uygulamalara başvurulması,
• Piyasa araştırması, teklif toplama veya karşılaştırma süreçlerinin kasıtlı olarak sınırlanması ya da yönlendirilmesi.

Çıkar çatışması denildiğinde, çoğu zaman ilk çağrışım çalışan ile üçüncü taraflar arasındaki parasal ilişkileridir. Ancak olası durumları yalnızca bununla sınırlamamak gerekir. Çalışanın sadakat görevini ihlal ettiği ve işverenin çıkarlarına zarar verdiği tüm haller çıkar çatışması olarak kabul edilir. Örneğin, tedarikçilerden uygunsuz hediyeler kabul etmek, kişisel ilişkiler nedeniyle tarafsızlığını yitirmek ya da bir karar sürecine etki edecek şekilde konumlanmak bu kapsama girer.

Yakın zamanda yürüttüğümüz bir iç soruşturmada, mağdur şirketin genel müdürü ve ailesinin şirketin en önemli tedarikçilerinden biri aracılığı ile bir haftalık lüks bir tatile gönderildiğini belirledik. Bu ayrıcalık sonrasında, tedarikçi ile ticari ilişkilerin arttığı ve standart teklif alma süreçlerinin uygulanmayarak işlerin doğrudan ilgili tedarikçiye verildiği tespit edildi. Bu vakada da görüldüğü üzere bu tip durumlarda suistimalci çalışanın şirket çıkarlarını gözeterek sağlıklı karar vermesi imkansızlaşır.

Satın alma süreçlerinde çıkar çatışmaları, şirketlerin mali sağlığını ve itibarını ciddi şekilde tehlikeye atabilir. Bu nedenle, şirketler, çalışanlarının sadece şirketin çıkarlarına hizmet ettiğinden emin olmalı ve bu doğrultuda gerekli önlemleri almalıdır.

Şirketler Çıkar Çatışması Risklerini Nasıl Yönetebilir?

Şirketlerinizde aşağıdaki yöntemleri uygulayarak çıkar çatışması risklerini yönetebilir, riskleri minimuma indirebilirsiniz:

• İhbar mekanizması kurabilir, çalışanların çıkar çatışmaları gibi etik ihlalleri anonim olarak bildirebilecekleri güvenli kanallar sağlayabilirsiniz.
• Şirketinizde çıkar çatışmalarına ilişkin farkındalık oluşturmak için eğitimler düzenleyebilirsiniz. Bu eğitimlerde çıkar çatışmasının ne anlama geldiği, böyle bir durum ortaya çıktığında nasıl hareket edilmesi gerektiği, kime raporlanacağı ve olası sonuçlarının neler olabileceği gibi konulara yer vererek, kısa sürede önemli ölçüde etik kültür gelişimi sağlayabilirsiniz.
• Çıkar çatışması beyanlarını dönemsel olarak alabilir, çalışanlardan bu beyanların güncellenmesini talep edebilirsiniz.
• Etik ve uyum politikalarınızda detaylı bir şekilde çıkar çatışması konularına yer verebilirsiniz. Çalışanlarınıza bu politikaları dönemsel olarak hatırlatabilir ve bu dokümanın çalışanlar tarafından bir rehber olarak kullanılmasını destekleyebilirsiniz.
• Satın alma süreçlerinizi düzenli olarak denetleyebilirsiniz. Bu denetimi çıkar çatışması risklerini göz önünde bulundurarak yaparsanız, olası riskleri erken aşamada tespit edebilir veya bu risklerinin önlenmesi / minimize edilmesi için kontroller tasarlayabilirsiniz.

Satın alma süreçlerinde yaşanan çıkar çatışmaları, sadece mali kayıplara değil, aynı zamanda şirketin itibarının zedelenmesine ve çalışanlar arasında güvenin sarsılmasına da yol açar. Çıkar çatışması riskleri iyi yönetilir ise, şirketler hem itibarlarını korur hem de çalışanlarının dürüst ve adil bir iş ortamında çalışmasını sağlar.

Unutmayın, bir şirketin başarısı sadece finansal göstergelerle değil, aynı zamanda etik değerlerine olan bağlılığıyla da ölçülür. Çıkar çatışmalarını yönetmek, bu bağlılığın en somut göstergelerinden biridir. Bu nedenle, bu konuda proaktif adımların atılması ve çalışanlara net, uygulanabilir etik kurallar sunulması büyük önem taşır.