Cerebra, bir üst düzey yöneticinin usulsüzlüklerini tespit etti ve 12 milyon ABD Dolar geri alınmasını sağladı
OLAY
Türkiye’nin en büyük 100 sanayi şirketi arasında yer alan bir aile şirketi, Cerebra ile iletişime geçti. Şirket ortakları, yurt dışı satışlardan sorumlu üst düzey yöneticinin bazı önemli işlemlerde uyguladığı iskontolarda usulsüzlük yaptığından şüphelendiklerini belirterek Cerebra’dan bu şüphelere yönelik bir soruşturma yapmasını talep etti.
ÇÖZÜMÜMÜZ
Projeye özel hususlar
Müşterimizle sözleşmenin imzalanmasını takip eden ilk iş gününde 3 suistimal inceleme uzmanı ve 1 adli bilişim uzmanından oluşan ekibimizle sahada soruşturma faaliyetlerine başladık.
Çalışmamızın ilk gününde, en önemli konu şüphelinin şirket bilgisayarı ve cep telefonundaki dijital delillerin korunmasıydı. Suistimal inceleme ekibimiz, şirket yönetim kurulunu ve avukatını doğru yönlendirerek şüphelinin rızasıyla bilgisayar ve cep telefonunun alınmasını sağladı
Adli bilişim uzmanlarımız ivedilikle şüphelinin bilgisayar ve cep telefonunun adli bilişim yöntemiyle imajlarını aldı. Sonrasında bilgisayar ve telefonu şüpheliye teslim ettik.
Çalışmamızın ilk haftasında finansal ve operasyonel tüm kritik verileri temin ederek, şirket yönetimi, hukuk departmanı ve süreç sahipleri ile yüz yüze görüşmeler yaptık.
Yaptığımız ilk değerlendirmelerde şüpheli işlemlerin oluştuğu ortama ilişkin aşağıdaki zorlukları belirledik:
- Şüpheli yöneticinin yetki ve görev sınırları belirgin değildi. Şirketteki kurumsallaşma seviyesi düşük ve iç kontroller zayıf olduğu için suistimal riskleri yüksekti.
- Şirket içinde yoğun akrabalık bağları bulunuyordu. Şirket ortakları ile şüpheli yönetici arasında da akrabalık ilişkisi mevcuttu.
- Bazı işlemler WhatsApp üzerinden resmi olmayan iletişim ve bilgilendirmelerle yürütülüyordu.
- Şüpheli satış işlemleriyle ilgili finansal kayıtların güvenilirliği ve bütünlüğü hakkında soru işaretleri vardı.
- Şüpheli yöneticinin gizli iş birliği yaptığı düşünülen müşteriyle olan iletişimi yalnızca kendisi tarafından yürütülmüştü.
- Birim fiyatlarda belirsizlikler ve müşteriye özel değişken fiyatlandırmalar mevcuttu.
Yöntem
a) Dijital verilerin incelenmesi
Kopyaları aldığımız dijital verileri adli bilişim yazılımımıza yükledikten sonra dijital verilerin anahtar kelimeler ile aranabilir hale getirilmesine imkân tanıyan indeksleme işlemini yaptık. Anahtar kelimeler ve vakanın örgüsü dikkate alınarak farklı formatlarda on binlerce dokümanı inceledik. Şüphelinin bahsi geçen iskonto işlemi dışında, satın alma, satış, lojistik gibi diğer temel faaliyetler üzerinden de komisyon aldığını ve şirket varlıklarını kötüye kullandığını belirledik. Yapılan usulsüzleri net ve şüpheye mahal vermeyen kanıtlarla ortaya koyduk.
b) Doğru verilerin temin edilmesi ve veri analitiği
Elde ettiğimiz finansal ve operasyonel veriler üzerinde müşteri odaklanması, tedarikçi yoğunlaşması, dönemsellik, birim fiyat, satış fiyatları ve miktarları, operasyonel kayıtlar ile şirket içi yetki/görev ayrımı konularında detaylı analizler yaptık
c) Şüpheliler ve çalışanlarla görüşmeler
Elde edilen veriler ışığında potansiyel şüpheli ve yetki sahibi çalışanlar ile yüz yüze görüşmeler gerçekleştirdik. Şüpheli yönetici, yaptığımız görüşmede şirket yönetiminin haberi olmadan, şirketin muhtelif faaliyetleri üzerinden kayıt dışı komisyon aldığını, kendi menfaatleri doğrultusunda şirketin nüfuzunu ve bilgisini kullanarak ticaret yaptığını sözlü olarak itiraf etti.
Yürüttüğümüz soruşturma neticesinde:
- Şüphelinin görev ve yetkilerini şahsi menfaatleri doğrultusunda kullandığı,
- Şüphelinin şirketin hem kendi ürettiği hem de ticari amaçlı satın aldığı mamuller üzerinden yaptığı usulsüzlüklerle kayıt dışı komisyon tahsil ettiği,
- Şirketin sektördeki gücünü ve şirketin sahip olduğu bilgi birikimini kullanarak şahsi fayda sağladığı,
- Şüphelinin eşinin de oluşturulan gizli faaliyetlerin içinde olduğu,
- Şirkette bordrolu olarak çalışırken üçüncü taraflarla gizli iş birliklerine girerek çıkar çatışması durumunda kaldığı, bordrolu çalıştığı şirketin işlerini hileli bir şekilde üçüncü taraflara yönlendirdiği ve bu iş birliklerinden yasadışı kazanç elde ettiği,
- Şüphelinin, şirket içinde diğer çalışanlarla gizli iş birliğine girerek özellikle bir iş kolunda usulsüzlük yaptığı ve şirketin iş ortaklarından rüşvet aldığı,
- Üçüncü taraflarla kurduğu yakın ilişkiler sayesinde fiktif faturalar düzenlenmesini sağlayarak hileli yöntemlerle elde ettiği kazançları gizli iş birliği içinde olduğu şirketlerde topladığını tespit ettik.
Suistimal işlemleri sonucunda maddi kaybın yaklaşık 15 milyon ABD Doları olduğunu hesapladık.
ETKİMİZ
Raporumuz doğrultusunda şirket ortakları şüpheli yönetici ile müzakereler gerçekleştirdi. Suistimal vakası yasal mercilere iletilmeden, yaklaşık 15 milyon ABD Doları tutarında hesaplanan maddi kaybın yaklaşık 12 milyon ABD Doları şüpheliden geri alındı. Ayrıca yönetici, hak ettiği kıdem tazminatı ve ikramiyelerden feragat ederek şirketten ayrılmak zorunda kaldı.