Dürüstlük Bir İddia, İspatı ise Davranışlarımız: Gelecek ve Somutlaşması Gereken Davranışlarımız

• Fikret Sebilcioğlu, SMMM  CFE, Anti-Bribery Specialist
• Yönetici Ortak
• E-posta Gönder

“Dürüstlük” kavramı, etik ve uyum programlarında en sık karşılaştığımız iddialardan biri. Bu iddianın ispatı da ancak davranışlarımız ile mümkün. Zira bir eylem, milyonlarca sözden daha etkili olabiliyor.

Son on yıla geri dönüp baktığımızda iş dünyasında çalışan suistimallerinin (yolsuzluk ve rüşvet, şirket varlıklarının kötüye kullanılması ve mali tablo hileleri) oranının azımsanmayacak seviyelere ulaştığını görüyoruz. Tarihin her anında olan bu olumsuzluklar, ekonominin küreselleşmesi ve iş ortaklık ağlarının (üçüncü taraflar) karmaşıklaşması ile etkisini çok daha fazla hissettirmeye başladı. Bir taraftan şirketlerin maruz kaldığı suistimaller iş yapmanın maliyetini arttırırken, dürüst iş yapan kaybetmeye başladı, rekabet bozuldu, verimsizlik arttı, yapılan uygunsuz işlemler mali tabloların doğruluğunu bozdu. Sonuç olarak pazarda en kıymetli olan şey, yani “güven” sürekli tırpanlandı ve tırpanlanmaya devam ediyor.

Dünyada en fazla rüşvet veren küresel şirketler dahi (özellikle Amerika Birleşik Devletleri’inde yerleşik şirketler) bu çürümüşlük savaşından zarar görmeye başlayınca, gelişmiş ekonomiler önlem almak durumunda kaldı. Bu rüzgâr ile sınır ötesi etkisi olan FCPA ve UK Bribery Act gibi kanunlar çıkarıldı ve sert bir şekilde uygulanmaya başladı. 

Tüm bu gelişmeler olurken “etik ve uyum” bu uğraşıların odağına oturdu. Zira karşılaşılan problemlerin panzehirinin yine etik ve uyum konularına odaklanmak olduğu açıktı. Bu yolculuk somut bir şekilde 1987 yılında ABD’de yürürlüğe giren Federal Sentencing Guidelines ile başladı.

O günden bugüne, özellikle regülasyonların da etkisi ile, küresel şirketlerde rüşvetle mücadele başta olmak üzere etik, uyum ve itibar konularında önemli tedbirler alınıyor. Bu tedbirlerin odağında iç kontrol sisteminin kritik bir parçası olan etik ve uyum programları yer alıyor. Artık günümüzde etik ve uyum programları özellikle küresel şirketlerin ve bu küresel şirketler ile çalışan iş ortaklarının kullandıkları etik ve uyum risklerini bertaraf etme noktasında vazgeçilmez bir araç ve fonksiyon haline geldi. 

Bu makalede yukarıda bahsettiğim mücadele yolculuğunda şirketleri bekleyen önemli bir tehlikeye dikkatinizi çekmek ve bazı örnekler ile çözüm önerilerimi paylaşmak istiyorum.

Etik ve Uyum Programlarındaki İddialar

Şirketlerin etik ve uyum programları incelediğinde, bu programların iş etiği çerçevesinde dürüst ve kanunlara uygun iş yapma noktalarında birçok iddiayı içerdiğini görüyoruz. “Biz dürüst iş yaparız”, “Şirketimizde şeffaflık en önem verilen konulardan biridir”, “İş süreçlerimizde ve ilişkilerimizde doğruluk ve dürüstlük öncelikli değerlerimizdir”, “Şirket olarak çıkar çatışmasından uzak dururuz” veya “Kararlarımızı ve davranışlarımızı etkileyebilecek hediye ya da menfaat kabul etmeyiz” bu iddialardan sadece birkaçı.

Oysa dürüstlük bir iddia, ispatı ise davranışlarımız. Bu çerçevede etik ve uyum perspektifinden ortaya konulan bu iddiaların ispatlanması, diğer bir deyişle somut davranışlarımız ile iş hayatımıza entegre edilmesi gerekiyor. Aksi taktirde tüm bu şaşaalı sözler iddiadan öteye gidemediği gibi, özenle hazırlanan etik ve uyum programlarının içi boşalıyor ve çalışanların bu programlara güveni azalıyor. 

Gelecek ve Somutlaşması Gereken Davranışlarımız

Bu iddialar ancak şirketin tüm çalışanlarının, özellikle de lider yönetim kademelerinin taşın altına ellerini sokmaları ve günlük yaşantıları ile etik ve uyum programlarındaki konuları hayata geçirmeleri ile mümkün olabilir. Bu konuda yapılabilecek birçok aktivite ve beraberinde davranış düşünülebilir. Bu yazımda size sadece birkaç önerimi sunacağım.

Öneri 1 - Şirketinizin yönetim kadrosu sahaya inmeli ve çalışanlar ile etik ve uyum konularında daha fazla iletişim içinde olmalı

• Şirketinizin yönetim kadrosunun (yönetim kurulu üyeleri, CEO, departman yöneticileri) etik ve uyum programlarında bahsedilen önemli iddiaları hayata geçirmesi ve samimi olduklarını davranışları ile göstermeleri için sahaya inmelerinin ve bu konularda çalışanlara ve süreçlere sürekli dokunmalarının şart olduğunu düşünüyorum. Örneğin bu çerçevede aşağıdaki uygulamalar yapılabilir: 
• Yönetim kadrosu etik ve uyum kurallarından hiçbir koşulda taviz verilmediğini her fırsatta şirket çalışanlarına göstermelidir. Şirketinizin etik ve uyum standartlarına uymadığı için iş ilişkisinin kesildiği veya çalışılmayan tedarikçiler, müşteriler veya hizmet sağlayıcılar hakkında örnekler ile paylaşımlar yapılabilir. Bu tarz somut eylemler ve arkasındaki etik karar verme süreci şirket çalışanlarını olumlu yönde etkileyecek önemli faaliyetlerdir.
• Şirketinizin CEO’su Uluslararası Yolsuzlukla Mücadele Günü’nde özel olarak düzenlenen bir etkinlikte şirketinizin rüşvetle mücadele konusundaki hassasiyetini çalışanlara anlatabilir ve alınan önlemleri açıklayabilir. Şirket çalışanları bu etkinlikte CEO’ya doğrudan soru sorabilirler. Şirketinizin yönetim kadrosu etik ve uyum konularına odaklanan sivil toplum örgütlerinde aktif rol alabilir. Şirketin uygulamalarını şeffaf bir şekilde ilgili dernek üyeleri ve toplum ile paylaşabilir.

Öneri 2 - İç soruşturmalar etkin yapılmalı ve gerekirse cesur kararlar alınabilmeli

İç soruşturmalar şeffaflığın ve hesap verebilirliğin en kritik noktalarından biri. Şirketinizde ihbar olması durumda bu ihbarın uygun bir şekilde değerlendirilmesi, gerekirse iç soruşturmanın başlatılması ve bu soruşturma sonucunda verilmesi gereken disiplin cezalarının uygulanması, şirket çalışanlarına verilen en net mesajlardan biridir. İç soruşturma yapılırken gerekirse üst düzey yöneticilerin sorgulanabilmesi veya soruşturma sonucunda üst düzey yöneticilerin suistimale bulaştığı veya yetkisini kötüye kullandığına ilişkin somut kanıtların ortaya çıkması durumunda disiplin cezalarının cesur bir şekilde uygulanabilmesi etik ve uyum programlarındaki “dürüstlük” iddialarının ciddi kanıtıdır.

Kısaca şirket içinde üst düzey yöneticiler  de dahil tüm çalışanlara etik ve uyum programının adil bir şekilde uygulanması çok önemli bir duruştur.  

Öneri 3 - Etik ve uyum risk yönetimi semineri yapılmalı

Risk değerlendirme ve yönetimi fonksiyonu etik ve uyum programlarının etkin bir şekilde uygulanması için en kritik unsurlardan biri olarak kabul edilmektedir. Risk yönetimi risklerin tespitini, değerlendirilmesini ve önceliklendirilmesini içerirken, bu süreç risklerin gerçekleşme olasılıklarını ve muhtemel etkilerini de dikkate almaktadır. 

Etik ve uyum riskleri şirketinizdeki iş süreçlerinden bağımsız olarak belirlenemez. Bu riskleri belirlemek için şirketinizdeki tüm önemli departmanlar bir araya gelerek tartışmalı ve kırılgan alanlar tespit edilmelidir. Bu çalışma risklerin sürekli değişmesinden dolayı dönemsel olarak tekrarlanmalıdır.
 
Eğer risklerin yönetimine ilişkin böyle bir çalışma yapmadıysanız bu çalışma etik ve uyum programınızdaki birçok söylemin tartışıldığı çok verimli bir ortam yaratabilir. Burada şirketinizin riskleri yönetim kadroları da dahil tüm kritik çalışanlar tarafından ne kadar şeffaf bir şekilde tartışılır ve davranışlar samimi olursa, kazanım o kadar yüksek olacaktır.

Öneri 4 - Etik ve uyum konularına ilişkin önemli gün ve haftalarda farkındalık arttırılabilir

Tüm önemli günleri bir fırsat olarak görün ve en verimli şekilde değerlendirmeye çalışın. Örneğin; Suistimal Farkındalık Haftası, Uluslararası Yolsuzlukla Mücadele Günü, Etik ve Uyum Haftası. Bu gün ve haftalarda somut projeler geliştirilebilir ve çalışanlara etik ve uyum adına birçok iyi uygulamalar ve teknik konular aktarılabilir. Yapılabilecekler noktasında birkaç fikir:

• Uzman konuşmacılar davet edilebilir.
• Şirketinizin Etik ve Uyum Yöneticisi, CFO’su veya HR Direktörü şirketinizde son dönemde karşılaşılan etik, uyum ve itibar konularına ilişkin istatistikler sunarak, etik ve uyum kurallarına vurgu yapabilirler. Örneğin ilgili yılda kaç adet ihbar geldiği, bu ihbarların türleri, bu ihbarlara verilen cevaplar paylaşılabilir.
• Kamuya yansımış etik ve uyum vakaları tartışılabilir ve bu konuların şirketin başına gelmemesi için alınması gereken önlemler konusunda görüşler paylaşılabilir. 

Bu etkinliklerde şirketinizin CEO’sunun veya YK üyelerinin de olması ve onların da kendi deneyimlerini paylaşmaları mesajların etkisini arttıracaktır. 

Örnek 5 - Hediye kabul etme ve verme politikasının uygulamasına ilişkin somut bilgilendirmeler 

Etik ve uyum programları hediye kabul etme ve verme konusunda detaylı politika ve prosedürleri içermektedir. Ancak çoğu zaman çalışanlara uygulama ile ilgili bilgi verilmez. Şirketin dürüstlük noktasındaki duruşuna ilişkin önemli konulardan biri de hediye uygulamalarıdır. Dönemsel olarak çalışanlara kabul edilen ve edilmeyen hediyelere ilişkin uygulamalardan bahsetmek farkındalığı arttıracaktır. Pahalı bir hediyenin nazik bir şekilde nasıl kabul edilmediğini ve sürecin şeffaflığını göstermek önemli bir etki yaratacaktır.

Yukarıda sadece 5 farklı örnek ile makalemin ana fikrini desteklemeye çalıştım. Şirketiniz için bu örnekleri kolaylıkla arttırabilirsiniz. Bu tür uygulamalar şirket çalışanlarının etik ve uyum kurallarına olan inancını arttıracaktır. Kısaca etik ve uyum programlarındaki “dürüstlük” de dahil birçok iddia ete kemiğe bürünecek ve tüm çalışanlar etik ve uyum kurallarını sahiplenerek çalıştıkları şirket ile gurur duyacaktır. Bir iş ortamında bundan daha güzel bir duygu olabilir mi?

Makalemi bir dilek ile tamamlamak istiyorum. Umarım gelecekte hem dürüstlüğünüzü koruyup hem de bol para kazanırsınız. Ancak seçim yapmak durumunda kalırsanız, dürüstlüğünüzü değil paranızı kaybedin. Zira gelecekte para kazanabileceğiniz birçok fırsat yaratabilirsiniz, ancak kaybedilen dürüstlüğünüzü hiçbir zaman tekrar kazanamazsınız.